Registro horario: la última sentencia del Supremo deja una advertencia clara para las empresas

El registro horario sigue siendo una de las obligaciones laborales que más dudas genera entre las empresas. Y una reciente sentencia del Tribunal Supremo ha vuelto a poner el foco sobre una cuestión especialmente sensible: qué ocurre cuando una empresa no lleva correctamente el control de jornada y un trabajador reclama horas extraordinarias.

La sentencia del Tribunal Supremo 372/2026, de 15 de abril, fija un criterio relevante y aclara que la ausencia de registro horario no implica automáticamente que deban darse por acreditadas todas las horas extra reclamadas por la persona trabajadora.

Sin embargo, conviene no interpretar esta resolución de forma equivocada: la obligación empresarial de registrar la jornada sigue siendo plenamente exigible y su incumplimiento continúa generando riesgos importantes.

El Supremo aclara una duda frecuente sobre las horas extra

La sentencia analiza un caso en el que un trabajador reclamaba más de 11.000 euros por supuestos excesos de jornada, mientras la empresa no disponía de un registro horario completo y continuado.

La cuestión jurídica era clara: ¿el incumplimiento del registro diario de jornada obliga automáticamente a la empresa a asumir toda la carga de la prueba?

La respuesta del Supremo es no.

La Sala de lo Social establece que no existe una inversión automática de la carga probatoria en todos los casos. La consecuencia dependerá, principalmente, del tipo de jornada existente en la relación laboral.

La diferencia clave: horario fijo o jornada irregular

El criterio fijado por el Tribunal Supremo distingue dos escenarios.

Por un lado, cuando existe un horario fijo, individualizado y conocido por ambas partes, la ausencia de registro horario no basta, por sí sola, para acreditar todas las horas extraordinarias reclamadas. En estos casos, corresponde al trabajador aportar indicios razonables de que ese horario pactado no se cumplía realmente.

Por otro lado, cuando existe una jornada irregular, variable o imprevisible, la situación cambia. Si la empresa no dispone de un sistema de registro válido, puede verse obligada a acreditar cuál fue la jornada realmente realizada.

Se trata de una interpretación alineada con el principio general de disponibilidad probatoria recogido en el artículo 217 de la Ley de Enjuiciamiento Civil.

El registro horario sigue siendo una obligación legal ineludible

Desde 2019, todas las empresas están obligadas a registrar diariamente la jornada de sus trabajadores, independientemente de su tamaño o sector.

Además, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige que ese sistema permita reflejar de forma objetiva, fiable y accesible el tiempo efectivamente trabajado.

En otras palabras: no basta con tener cualquier sistema.

Registros incompletos, hojas manuales poco rigurosas o sistemas que no reflejan la realidad pueden generar problemas similares a no disponer de registro.

El verdadero riesgo va más allá de las horas extraordinarias

Uno de los errores más frecuentes es pensar que el registro horario únicamente sirve para justificar posibles reclamaciones salariales.

En realidad, un sistema deficiente puede exponer a la empresa a distintos riesgos:

• Reclamaciones laborales por exceso de jornada.
• Sanciones derivadas de inspecciones de trabajo.
• Dificultades para acreditar el cumplimiento de descansos obligatorios.
• Conflictos relacionados con desconexión digital o disponibilidad fuera del horario laboral.

En muchos casos, el problema no aparece hasta que surge un conflicto interno o una actuación inspectora.

Y cuando eso ocurre, reconstruir la jornada de forma retroactiva suele ser especialmente complejo.

Muchas empresas siguen gestionándolo como una mera formalidad

La sentencia del Supremo también deja una lectura práctica importante: el registro horario no es simplemente un requisito administrativo. Cada vez forma más parte del sistema de cumplimiento laboral de la empresa.

A pesar de ello, sigue siendo habitual encontrar organizaciones que continúan utilizando sistemas poco fiables, registros manuales incompletos o procedimientos internos que no reflejan adecuadamente la jornada real de los equipos.

Especialmente en entornos con teletrabajo, horarios flexibles o modelos híbridos, esta cuestión cobra todavía más relevancia.

Más que cumplir, se trata de prevenir riesgos laborales

El debate jurídico sobre quién debe probar las horas extraordinarias no debería hacer perder de vista lo verdaderamente importante.

El registro horario no protege únicamente a la persona trabajadora. También constituye una herramienta de seguridad jurídica para la propia empresa.

Tener procedimientos claros, sistemas adecuados y una política laboral bien definida puede evitar conflictos, sanciones y problemas futuros que muchas veces pasan desapercibidos hasta que ya es demasiado tarde.

¿Tu empresa tiene un sistema de registro horario realmente alineado con la normativa laboral?

El equipo laboral de Adlanter ayuda a las empresas a revisar sus procesos de compliance laboral, garantizando que aspectos clave como el control de jornada, la gestión del tiempo de trabajo o el cumplimiento normativo estén correctamente implementados y protegidos frente a posibles contingencias.