Teletrabajo y movilidad: ¿quién asume los gastos de desplazamiento?

El auge del teletrabajo ha hecho que cada vez sea más habitual que el domicilio de la persona trabajadora y el centro de trabajo de la empresa se encuentren en localidades —e incluso provincias— diferentes.

Esta posibilidad plantea una cuestión que puede generar conflictos: si una persona trabaja varios días desde su domicilio y otros días debe acudir a la oficina situada a cientos de kilómetros, ¿los gastos de ese viaje deben ser asumidos por la empresa?

La respuesta no depende únicamente de la distancia. Es necesario analizar cómo se ha configurado la relación laboral, cuál es el centro de trabajo, qué se ha pactado sobre el trabajo a distancia y qué establece el convenio colectivo aplicable.

Un reciente caso pone el foco en los desplazamientos del trabajo híbrido

Una reciente sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña ha abordado precisamente esta cuestión.

El caso afectaba a un trabajador que residía en Vilafranca del Penedès y que prestaba servicios para una empresa cuyo centro de trabajo se encontraba en Soria. Ambas partes habían acordado una modalidad híbrida: dos días de teletrabajo desde el domicilio del trabajador y tres días de trabajo presencial en Soria.

El trabajador realizó varios viajes entre ambas localidades y posteriormente reclamó a la empresa más de 3.300 euros por diferentes conceptos relacionados con los desplazamientos, entre ellos kilometraje, manutención y alojamiento.

La primera instancia había dado la razón al trabajador, pero el TSJ de Cataluña revocó esa decisión y rechazó la reclamación.

La cuestión determinante fue que Soria figuraba como centro de trabajo y el trabajador había aceptado desde el inicio prestar allí sus servicios presenciales, mientras que la residencia en Cataluña era una decisión que había decidido mantener. El hecho de que parte de la jornada se desarrollase mediante teletrabajo no convirtió automáticamente el domicilio del trabajador en el lugar de referencia para calcular dietas o gastos de desplazamiento.

 

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Teletrabajo y desplazamiento laboral no son necesariamente lo mismo

Este caso permite diferenciar dos situaciones que pueden parecer similares, pero que jurídicamente tienen consecuencias distintas.

Por un lado, está el desplazamiento que la empresa exige por necesidades del servicio. Por ejemplo, una persona tiene su centro habitual en Barcelona y la empresa le pide acudir durante unos días a un cliente situado en Madrid. En estos casos pueden entrar en juego las previsiones legales y convencionales sobre desplazamientos, dietas y gastos.

Por otro, está el desplazamiento entre el domicilio elegido por la persona trabajadora y su centro de trabajo habitual.

Si una persona es contratada para prestar servicios presencialmente en una determinada ciudad, conoce esa ubicación y decide residir en otra localidad, el trayecto hasta el centro de trabajo no se convierte necesariamente en un desplazamiento laboral compensable por el mero hecho de que algunos días teletrabaje desde su domicilio.

La distancia, por sí sola, no determina quién debe asumir el coste.

¿Qué gastos debe asumir la empresa cuando existe teletrabajo?

La Ley 10/2021, de trabajo a distancia, establece que el desarrollo del trabajo a distancia debe ser sufragado o compensado por la empresa y que la persona trabajadora no debe asumir los gastos relacionados con los equipos, herramientas y medios vinculados a esa modalidad de prestación. Los convenios o acuerdos colectivos pueden concretar cómo se determina y compensa este tipo de gastos.

Esto incluye, por ejemplo, los gastos asociados a los medios y herramientas necesarios para trabajar a distancia y aquellos otros que se hayan identificado en el correspondiente acuerdo de trabajo a distancia.

Pero esta obligación no significa que cualquier desplazamiento desde el domicilio del trabajador hasta el centro presencial deba ser necesariamente abonado por la empresa.

Son cuestiones diferentes:

• Los gastos derivados de prestar servicios a distancia.
• Los gastos de acudir al centro de trabajo habitual.
• Y los gastos generados por desplazamientos temporales ordenados por la empresa.

Cada uno de estos supuestos puede tener un tratamiento distinto.

El acuerdo de trabajo a distancia es especialmente importante

La Ley 10/2021 exige que el acuerdo de trabajo a distancia recoja una serie de elementos relevantes para estas situaciones.

Entre ellos debe figurar el centro de trabajo de la empresa al que queda adscrita la persona trabajadora y donde, en su caso, desarrollará la parte presencial de la jornada, así como el lugar de trabajo a distancia elegido por la persona trabajadora.

El acuerdo también debe recoger los gastos que pudiera tener la persona trabajadora por prestar servicios a distancia, la forma de cuantificarlos y el momento y forma de su compensación.

Por ello, cuando existe una distancia importante entre ambos lugares, es recomendable que el acuerdo sea especialmente claro.

¿Qué debería regular una empresa cuando el trabajador vive lejos de la oficina?

No basta con indicar que se trabajará, por ejemplo, tres días a distancia y dos presencialmente.

Cuando el domicilio y el centro de trabajo se encuentran en provincias diferentes, conviene determinar expresamente cuestiones como:

1.      Centro de trabajo de referencia

Debe quedar claro cuál es el centro al que está adscrita la persona trabajadora y dónde se desarrolla la parte presencial de la jornada.

2.    Lugar habitual de teletrabajo

El acuerdo debe identificar el lugar desde el que se prestará el trabajo a distancia.

3.    Gastos vinculados al teletrabajo

Debe establecerse qué gastos relacionados con el trabajo a distancia serán compensados y mediante qué sistema.

4.   Desplazamientos a la oficina

Es conveniente determinar si la empresa asumirá o no determinados gastos asociados a la asistencia presencial, especialmente cuando la distancia sea significativa.

5.   Transporte y kilometraje

Si se utiliza vehículo particular para desplazamientos que sí tengan la consideración de viajes de trabajo, debe revisarse el convenio colectivo y las condiciones pactadas sobre kilometraje y gastos.

6.   Alojamiento y manutención

Cuando la asistencia presencial requiere pernoctar fuera del domicilio, debe comprobarse si existe derecho a dietas o alojamiento conforme al convenio, al contrato o a los acuerdos alcanzados.

¿Y si la empresa cambia el centro de trabajo?

La situación puede ser diferente cuando no es el trabajador quien decide vivir lejos de su centro, sino que la empresa modifica el lugar donde debe prestar servicios.

En estos casos puede entrar en juego la regulación de la movilidad geográfica del artículo 40 del Estatuto de los Trabajadores, especialmente cuando se trata de un traslado que exige un cambio de residencia.

No debe confundirse, por tanto, una situación en la que el trabajador elige voluntariamente mantener su domicilio lejos del centro de trabajo con otra en la que la empresa decide trasladar o desplazar al trabajador a otro lugar.

Las consecuencias jurídicas pueden ser muy diferentes en función de quién adopta la decisión, de su carácter temporal o permanente y de las circunstancias concretas.

¿Puede el convenio colectivo establecer reglas sobre desplazamientos?

Sí. El convenio colectivo aplicable puede establecer condiciones específicas sobre dietas, kilometraje, desplazamientos, manutención o alojamiento.

Por eso, antes de determinar si un determinado viaje debe ser compensado, no basta con acudir a la Ley de trabajo a distancia. También es necesario revisar el convenio colectivo aplicable y las condiciones pactadas individualmente.

Además, los convenios pueden establecer sistemas específicos de compensación de los gastos derivados del trabajo a distancia. La propia Ley 10/2021 remite a la negociación colectiva para concretar el mecanismo de compensación o abono de estos gastos.

Teletrabajo desde otra provincia: ¿qué debería comprobar la empresa?

Ante una situación de este tipo, es recomendable revisar conjuntamente:

• El contrato de trabajo, especialmente el centro de trabajo pactado.
• El acuerdo de trabajo a distancia, incluyendo el porcentaje de presencialidad y el lugar de teletrabajo.
• El convenio colectivo aplicable, en particular sus reglas sobre dietas, viajes, kilometraje y trabajo a distancia.
• Quién decidió la ubicación del domicilio y si existió algún compromiso empresarial respecto de los desplazamientos.
• Si el desplazamiento es al centro habitual o responde a una necesidad empresarial extraordinaria.
• Si existe un cambio de centro de trabajo que pueda quedar sujeto a las reglas de movilidad geográfica.
• Qué gastos se han pactado expresamente y cuáles están vinculados exclusivamente al trabajo a distancia.

Este análisis previo puede evitar que una cuestión aparentemente sencilla termine convirtiéndose en una reclamación de cantidad.

Una cuestión que debe quedar clara antes de implantar el trabajo híbrido

El trabajo híbrido ofrece a empresas y trabajadores una mayor flexibilidad, pero también obliga a concretar aspectos que anteriormente podían darse por supuestos.

Cuando una persona puede trabajar desde su domicilio independientemente de dónde se encuentre su oficina, domicilio y centro de trabajo dejan de ser necesariamente el mismo lugar. Esto hace todavía más importante determinar qué desplazamientos responden a una necesidad empresarial y cuáles forman parte de la asistencia ordinaria al centro de trabajo.

La reciente resolución del TSJ de Cataluña pone de manifiesto precisamente la importancia de estas circunstancias: el teletrabajo parcial no transforma automáticamente el desplazamiento entre el domicilio elegido por el trabajador y su centro de trabajo en un viaje laboral compensable. Pero tampoco significa que todos los desplazamientos de las personas que teletrabajan deban correr siempre a su cargo. La respuesta dependerá de las circunstancias concretas y de lo que establezcan la normativa, el convenio, el contrato y el acuerdo de trabajo a distancia.

Por ello, para las empresas que implanten modelos híbridos, una regulación clara desde el principio puede ser la mejor herramienta para evitar conflictos posteriores.

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