Teletrabajo internacional: guía legal, fiscal y laboral

El teletrabajo internacional se ha convertido en una realidad cotidiana para miles de profesionales y empresas en todo el mundo. Impulsado por los avances tecnológicos y acelerado por la pandemia, este modelo laboral ha roto las fronteras físicas tradicionales, permitiendo a los trabajadores desempeñar sus funciones desde cualquier lugar del planeta. Sin embargo, esta libertad geográfica también plantea importantes interrogantes legales, fiscales y administrativos que no pueden pasarse por alto.

En este artículo, abordamos los principales aspectos que deben considerarse a la hora de implementar o aceptar un régimen de teletrabajo internacional, tanto desde la perspectiva del trabajador como de la empresa. Además, el pasado martes 27 de mayo hicimos, en colaboración con la Cámara de Comercio Británica en España, un seminario web sobre el teletrabajo internacional. Nuestro experto en talento y movilidad, Iván Boumakhrouta, explicó en menos de 60 minutos todo lo que las empresas deben saber al respecto.

¿Qué es el teletrabajo internacional?

Hablamos de teletrabajo internacional cuando una persona presta servicios mediante tecnologías de la información desde un país diferente de aquel en el que está establecido su empleador o se encuentra el centro de trabajo al que está adscrita.

Puede producirse en situaciones muy diferentes:

• Una persona empleada por una empresa española se traslada temporalmente a otro país por motivos personales.
• Una empresa extranjera contrata a una persona que trabaja habitualmente desde España.
• Una persona reparte su actividad entre su domicilio y las oficinas de la empresa en dos Estados.
• Un profesional cambia de residencia y mantiene su contrato con el empleador del país de origen.
• Una empresa implanta una política de trabajo remoto desde otros países.

No todos estos escenarios producen las mismas consecuencias. Debemos estudiar la realidad del trabajo, no solo el domicilio que aparece en el contrato.

Teletrabajo internacional y desplazamiento: diferencias

El teletrabajo internacional no debe confundirse con un desplazamiento temporal para prestar un servicio en el extranjero.

La denominación elegida por la empresa no determina la naturaleza jurídica. Si la persona trabaja realmente para un cliente o una unidad local, recibe instrucciones en destino o desarrolla una misión específica, debemos comprobar si existe un desplazamiento.

¿Se puede teletrabajar legalmente desde otro país?

Depende de la nacionalidad, del país, de la duración y de la actividad. La entrada como turista no autoriza necesariamente a trabajar, aunque el empleador y los clientes estén fuera del país.

Ciudadanos de la Unión Europea

Los ciudadanos de la Unión Europea disfrutan de libertad de circulación, pero una estancia prolongada puede exigir el registro de residencia y el cumplimiento de requisitos administrativos en el Estado de acogida.

También debemos revisar las normas laborales, fiscales y de Seguridad Social. La libertad de circulación no significa que la empresa pueda ignorar las obligaciones derivadas del trabajo habitual desde otro Estado.

Personas de terceros países

Las personas que no tienen nacionalidad de la Unión Europea deben comprobar si su permiso permite residir y trabajar desde el país elegido. Algunos Estados ofrecen autorizaciones específicas para teletrabajadores internacionales o nómadas digitales.

En España existe una autorización para teletrabajadores de carácter internacional, pero su aplicación depende de los requisitos de la persona, de la empresa extranjera y de la relación profesional. Puedes consultar nuestra guía sobre el visado para nómadas digitales en España.

 

 

Legislación laboral aplicable

Cuando una persona trabaja de forma habitual desde otro país, no basta con mantener el contrato original sin cambios. Debemos analizar la ley elegida por las partes, las normas imperativas del lugar desde el que se trabaja y la posible aplicación de convenios colectivos.

En España, la Ley 10/2021 regula el trabajo a distancia dentro de su ámbito de aplicación. Entre otras materias, exige formalizar por escrito el acuerdo de trabajo a distancia antes de comenzar esta modalidad y regula su contenido mínimo.

En un acuerdo internacional recomendamos documentar:

• El país y domicilio autorizado para trabajar.
• La fecha de inicio y la duración.
• El porcentaje de trabajo remoto y presencial.
• El horario, la disponibilidad y el registro de jornada.
• Los equipos y gastos.
• Las condiciones de reversibilidad.
• La prevención de riesgos.
• La protección de datos y la seguridad de la información.
• La obligación de comunicar cambios de ubicación.
• Las causas de suspensión o finalización de la autorización.

La autorización interna no sustituye los permisos migratorios ni determina por sí sola dónde cotiza o tributa la persona.

Prevención de riesgos laborales

El empleador mantiene obligaciones preventivas aunque el trabajo se realice desde un domicilio situado en otro país. Debemos evaluar los riesgos asociados al puesto y organizar la prevención respetando la intimidad de la persona.

La evaluación debe centrarse en la zona habilitada para prestar servicios. También conviene revisar ergonomía, pantallas, organización del tiempo, pausas, aislamiento y riesgos psicosociales.

Cuando intervienen proveedores o normas preventivas de distintos países, la empresa debe definir quién realiza la evaluación, cómo se documenta y cómo se gestionan los accidentes de trabajo.

Protección de datos y seguridad de la información

Trabajar desde otro Estado puede implicar acceso remoto a sistemas corporativos, tratamiento de datos personales y transferencias internacionales de información.

Antes de autorizarlo comprobamos:

• Desde qué país se accederá a los sistemas.
• Qué datos y aplicaciones utilizará la persona.
• Si existen restricciones de acceso geográfico.
• Qué dispositivos están autorizados.
• Cómo se protege la conexión.
• Cómo se notifican incidentes y brechas de seguridad.
• Si se producirán transferencias internacionales de datos.

La política debe incluir medidas sobre redes wifi, almacenamiento local, impresión, confidencialidad, uso de dispositivos y devolución de equipos.

¿Dónde cotiza un teletrabajador internacional?

La respuesta depende de los Estados implicados y de las normas de coordinación aplicables. En la Unión Europea, los Reglamentos de coordinación determinan una única legislación de Seguridad Social.

Cuando la persona trabaja habitualmente en dos o más Estados, debemos analizar la proporción de actividad realizada en el país de residencia y las reglas aplicables a la actividad en varios Estados.

Acuerdo marco europeo sobre teletrabajo transfronterizo

Desde 2023 existe un acuerdo marco para determinados casos de teletrabajo transfronterizo habitual entre Estados signatarios. Permite solicitar, cuando se cumplen sus condiciones, que continúe aplicándose la legislación del Estado donde está situado el empleador si el teletrabajo en el Estado de residencia es inferior al 50 % del tiempo de trabajo.

No opera automáticamente. Debemos comprobar que ambos Estados sean signatarios, que la situación esté incluida y que se tramite la solicitud correspondiente.

El acuerdo no debe confundirse con las reglas de desplazamiento temporal de hasta 24 meses. Son mecanismos distintos y requieren analizar los hechos concretos.

Países con convenio bilateral

Fuera del ámbito europeo, un convenio bilateral puede determinar la legislación aplicable y permitir mantener temporalmente la cotización de origen. Sin embargo, no todos los convenios contemplan expresamente el teletrabajo ni cubren las mismas contingencias.

Debemos revisar el convenio, la nacionalidad cuando resulte relevante, la duración máxima y el certificado de cobertura.

Países sin mecanismos de coordinación

Si no existe un instrumento aplicable, puede surgir la obligación de cotizar en el país desde el que se trabaja. La empresa extranjera puede tener que registrarse localmente o designar un representante.

No debemos asumir que pagar cotizaciones en el país del empleador elimina cualquier obligación en destino.

Residencia fiscal del teletrabajador

La residencia fiscal determina, con carácter general, si una persona tributa en España por su renta mundial o como no residente por determinadas rentas de fuente española.

En España se analizan criterios como la permanencia durante más de 183 días en el año natural, el núcleo principal o la base de las actividades o intereses económicos y determinadas presunciones familiares.

El padrón, la tarjeta de residencia o el contrato de trabajo no deciden por sí solos la residencia fiscal. Debemos revisar los días de presencia, la vivienda, la familia, la actividad y los vínculos económicos.

Si dos países consideran residente a la misma persona, analizamos el convenio para evitar la doble imposición y sus reglas de desempate.

¿Dónde tributa el salario?

En el trabajo por cuenta ajena, los convenios de doble imposición suelen atender al lugar donde se ejerce físicamente el empleo, aunque pueden existir reglas y excepciones específicas.

Por eso, el país de la empresa pagadora no determina por sí solo dónde tributa todo el salario. Cuando el trabajo se reparte entre países, puede ser necesario distribuir la remuneración según los días de trabajo y coordinar las retenciones.

Para profundizar en esta materia, consulta nuestra guía sobre la residencia fiscal en el teletrabajo internacional.

Obligaciones de la empresa extranjera

Una empresa con una persona teletrabajando en otro país puede asumir obligaciones aunque no tenga una filial. Según la normativa local, puede necesitar:

• Registrarse como empleadora.
• Practicar retenciones sobre el salario.
• Afiliar y cotizar por la persona trabajadora.
• Cumplir normas laborales imperativas.
• Gestionar nómina local.
• Presentar declaraciones informativas.
• Designar representantes.

Estas obligaciones deben analizarse desde el inicio. Regularizar después puede implicar recargos, intereses y sanciones.

Riesgo de establecimiento permanente

El teletrabajo puede generar un riesgo fiscal para la empresa cuando la actividad realizada desde el país de residencia crea una presencia suficientemente estable o la persona ejerce funciones que vinculan comercialmente a la entidad.

No todo domicilio de un empleado constituye un establecimiento permanente. Debemos revisar los hechos, el convenio aplicable y aspectos como:

• La permanencia y habitualidad.
• Si la empresa exige o facilita trabajar desde ese lugar.
• Las funciones comerciales o directivas.
• La facultad para negociar o concluir contratos.
• La relación del puesto con la actividad principal.
• La disponibilidad efectiva del espacio para la empresa.

Un establecimiento permanente no es lo mismo que una oficina de representación ni que un simple registro como empleador. Tampoco debemos invertir estos conceptos: el establecimiento permanente puede implicar actividad empresarial y tributación sobre los beneficios atribuibles, mientras que una oficina meramente auxiliar puede recibir un tratamiento diferente según sus funciones y el convenio.

Régimen fiscal para personas desplazadas a España

Las personas que adquieren su residencia fiscal en España como consecuencia de un desplazamiento pueden analizar el régimen especial aplicable a trabajadores, profesionales, emprendedores e inversores desplazados, si cumplen sus condiciones.

La aplicación no es automática. Debemos revisar el motivo del desplazamiento, la actividad, las relaciones con la empresa, la posible existencia de un establecimiento permanente y los plazos de opción.

Una autorización migratoria de teletrabajo internacional tampoco garantiza por sí sola la aplicación del régimen fiscal especial.

Cómo evaluar una solicitud de teletrabajo internacional

1. Definimos el escenario. País, duración, frecuencia, domicilio y motivos.
2. Revisamos inmigración. Nacionalidad, permiso de residencia y autorización para trabajar.
3. Analizamos el contrato. Ley aplicable, acuerdo de trabajo a distancia y condiciones locales.
4. Determinamos la Seguridad Social. Reglamentos, acuerdo marco, convenio bilateral o legislación local.
5. Revisamos la fiscalidad personal. Residencia, convenio, salario y retenciones.
6. Evaluamos a la empresa. Registro, nómina, establecimiento permanente y obligaciones informativas.
7. Comprobamos prevención y datos. Riesgos laborales, equipos y transferencias de información.
8. Documentamos la autorización. Duración, controles, responsabilidades y revisión.

Política corporativa de teletrabajo internacional

Una política clara ayuda a evitar decisiones improvisadas y tratamientos desiguales. Recomendamos definir:

• Países permitidos y excluidos.
• Duración máxima.
• Tiempo mínimo de solicitud.
• Criterios de aprobación.
• Documentación exigida.
• Responsabilidad por permisos y costes.
• Límites a funciones comerciales o firma.
• Protección de datos y ciberseguridad.
• Seguimiento de días.
• Consecuencias de incumplir la autorización.

La política debe prever revisiones cuando cambien el país, la duración, las funciones o la situación familiar.

Errores frecuentes

• Autorizar el teletrabajo sin revisar el permiso migratorio.
• Considerar que una estancia turística permite trabajar.
• Usar la regla de 183 días como único criterio.
• Confundir teletrabajo y desplazamiento.
• Mantener cotizaciones en origen sin certificado.
• Ignorar las obligaciones de nómina y retención local.
• No evaluar el riesgo de establecimiento permanente.
• No formalizar el acuerdo de trabajo a distancia.
• Olvidar la prevención de riesgos y la protección de datos.
• No controlar los días trabajados en cada país.

Checklist antes de autorizar el teletrabajo

• País y duración confirmados.
• Permiso migratorio revisado.
• Funciones y clientes identificados.
• Acuerdo laboral preparado.
• Seguridad Social determinada.
• Certificado de cobertura solicitado, cuando procede.
• Residencia fiscal analizada.
• Retenciones y nómina revisadas.
• Riesgo empresarial evaluado.
• Prevención y protección de datos documentadas.
• Calendario de seguimiento definido.
• Fecha de finalización o revisión establecida.

 

¿Qué implica tener presencia en el país?

Cuando hablamos de presencia en el país por parte de la empresa, esto no necesariamente implica que se deba operar de manera efectiva en el mismo. Hay dos formas de presencia:

• Establecimiento Permanente (EP): Presencia en el país a efectos de contratación, pago de cotizaciones y retenciones fiscales, no se opera de manera efectiva ni hay actividad empresarial.
• Oficina de Representación (OR): Sede en el país, con actividad real en el territorio, opera de manera efectiva y paga impuestos sobre los beneficios.

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