VeriFactu y facturación electrónica: guía completa para empresas

VeriFactu y la factura electrónica están transformando la forma en que las empresas gestionan sus facturas. Aunque ambos conceptos suelen aparecer juntos, no son lo mismo ni regulan exactamente la misma realidad.

VeriFactu forma parte del marco que regula los sistemas informáticos de facturación (SIF) y los requisitos que deben cumplir para garantizar la integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.

La factura electrónica B2B, por su parte, regula el intercambio de facturas electrónicas entre empresarios y profesionales, incluyendo su emisión, transmisión, recepción y determinados estados relacionados con su ciclo de vida.

En la práctica, muchas empresas deberán prepararse para ambos cambios. Esto implica revisar más que el programa de facturación. También conviene analizar el ERP, los TPV, el comercio electrónico, las plataformas de facturación recurrente, las integraciones con la contabilidad y los procedimientos internos.

En este post te explicamos las diferencias, las fechas que debes tener presentes y los pasos que recomendamos seguir para afrontar la transición con orden.

Respuesta rápida: VeriFactu regula determinados requisitos de los sistemas informáticos de facturación y, en su modalidad verificable, la remisión de los registros de facturación a la Agencia Tributaria. La factura electrónica B2B regula el intercambio de facturas electrónicas entre empresarios y profesionales. Son obligaciones diferentes y pueden afectar simultáneamente a una misma empresa.

¿Qué es VeriFactu?

El término VeriFactu se utiliza habitualmente para referirse al sistema regulado por el Real Decreto 1007/2023, pero conviene hacer una precisión: técnicamente, el Real Decreto regula los requisitos de los sistemas informáticos de facturación, mientras que VERI*FACTU es una de las modalidades previstas para cumplirlos.

El objetivo de esta normativa es que los programas empleados para expedir facturas garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.

En términos sencillos, el sistema debe generar registros que permitan seguir el proceso de facturación y dificultar que una factura o su registro pueda alterarse o eliminarse sin que quede constancia de ello.

La normativa afecta a las facturas expedidas mediante estos sistemas, tanto completas u ordinarias como simplificadas, y establece requisitos específicos sobre los registros que generan.

¿Qué diferencia hay entre un SIF y VeriFactu?

La normativa contempla dos modalidades de funcionamiento de los sistemas informáticos de facturación:

• Sistema VERI*FACTU o sistema de emisión de facturas verificables: remite los registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma automática y segura.
• Sistema de emisión de facturas no verificables: no realiza esa remisión continuada a la AEAT, pero debe cumplir requisitos adicionales de seguridad, control y conservación de los registros.

La elección de modalidad corresponde al contribuyente dentro de las opciones previstas por la normativa. No obstante, el sistema informático debe tener capacidad para funcionar en modalidad VERI*FACTU; la normativa no contempla un SIF que únicamente pueda operar como sistema de emisión de facturas no verificables.

Por tanto, VERI*FACTU no equivale a todo el Reglamento de sistemas informáticos de facturación.

También es importante aclarar que VERI*FACTU no supone enviar a Hacienda una copia completa de cada factura en tiempo real. En esta modalidad se remiten los registros de facturación generados por el sistema, de acuerdo con las especificaciones establecidas.

¿Cuándo será obligatorio adaptar los sistemas informáticos a VeriFactu?

De acuerdo con la información vigente publicada por la Agencia Tributaria, los plazos para adaptar los sistemas informáticos de facturación son:

• Antes del 1 de enero de 2027: para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades incluidos en el ámbito de aplicación.
• Antes del 1 de julio de 2027: para el resto de obligados tributarios afectados.

Hasta esas fechas existe un periodo de pruebas. Durante este periodo, las empresas pueden probar soluciones VERI*FACTU sin que ello implique necesariamente que deban permanecer en esa modalidad hasta final de año. La AEAT ha aclarado que, mientras no haya llegado la fecha de adaptación obligatoria, pueden utilizarse otros sistemas que todavía no estén sujetos a la obligación.

Aunque todavía existe margen, no recomendamos dejar la adaptación para el último momento. En una empresa con varios sistemas, centros de trabajo o canales de venta, el proyecto puede exigir coordinación con distintos proveedores y pruebas sobre operaciones reales.

En nuestro análisis del aplazamiento de VeriFactu explicamos qué cambió con la ampliación de los plazos y qué decisiones siguen siendo necesarias.

¿A qué empresas afecta VeriFactu?

El Reglamento tiene un ámbito de aplicación amplio y afecta, con carácter general, a empresarios y profesionales que desarrollen actividades económicas y utilicen sistemas informáticos para soportar sus procesos de facturación, dentro del ámbito territorial y subjetivo previsto por la normativa.

Entre otros, pueden encontrarse afectados:

• Empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
• Empresarios y profesionales sujetos al IRPF por actividades económicas.
• Determinados contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes mediante establecimiento permanente.

Existen, no obstante, exclusiones y particularidades. Por ejemplo, los contribuyentes incluidos en el Suministro Inmediato de Información (SII) quedan, con carácter general, fuera del ámbito del Reglamento de sistemas informáticos de facturación.

También deben analizarse de forma específica los territorios con normativa foral y determinadas operaciones o situaciones particulares.

Por eso, para determinar si una empresa está obligada no basta con preguntar si “es una empresa española”. Hay que analizar su situación fiscal, territorial y operativa.

¿Qué es la factura electrónica obligatoria entre empresas?

La factura electrónica B2B es una obligación diferente.

El Real Decreto 238/2026 desarrolla el sistema español de factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales y establece los requisitos técnicos y de información que deberán cumplir las facturas electrónicas, así como las reglas de funcionamiento de las plataformas privadas y de la solución pública de facturación electrónica.

En términos generales, la obligación afecta a las facturas que se intercambien entre empresarios y profesionales en las condiciones previstas por la normativa, cuando el destinatario tenga en España la sede de su actividad económica, un establecimiento permanente o, en su defecto, su domicilio o residencia habitual, siempre que la operación tenga como destinatario dicha sede, establecimiento o domicilio.

La factura electrónica B2B no consiste simplemente en enviar un PDF por correo electrónico. El sistema regulado por el Real Decreto 238/2026 contempla facturas electrónicas estructuradas y un circuito de intercambio e información específico.

La nueva regulación contempla un sistema de intercambio que incluye:

• Plataformas privadas de intercambio.
• Una solución pública de facturación electrónica gestionada por la Agencia Tributaria.
• Interoperabilidad entre plataformas.
• Determinados estados de las facturas.
• Información sobre el pago.
• Requisitos técnicos y de información.

En nuestro post sobre cómo cambiará la facturación electrónica obligatoria la operativa de tu empresa analizamos con más detalle ese nuevo circuito.

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica B2B?

Este es un punto que conviene actualizar especialmente porque todavía no debe darse una fecha concreta de aplicación como si estuviera cerrada.

El Real Decreto 238/2026 entró en vigor el 20 de abril de 2026, pero su aplicación efectiva queda vinculada a la entrada en vigor de la orden ministerial que desarrolle la solución pública de facturación electrónica.

A partir de la entrada en vigor de esa orden, las obligaciones serán exigibles en dos fases:

• 12 meses después: para empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones haya superado los 8 millones de euros en el año natural anterior.
• 24 meses después: para el resto de empresarios y profesionales.

Por tanto, no conviene publicar actualmente una fecha del tipo “la factura electrónica será obligatoria el día X de 2027” sin actualizar previamente el artículo cuando se produzcan los siguientes desarrollos normativos.

Además, el Real Decreto contempla determinadas exclusiones, entre ellas las operaciones documentadas mediante determinadas facturas simplificadas. Por ello, tampoco debe afirmarse que todas las facturas B2B quedarán automáticamente sometidas al nuevo sistema sin analizar el tipo de operación.

VeriFactu y factura electrónica: principales diferencias

La diferencia es esencial porque adaptar un programa a los requisitos de los sistemas informáticos de facturación no significa necesariamente que ese mismo programa resuelva todo el circuito de factura electrónica B2B.

Una empresa debe analizar ambas obligaciones por separado y después comprobar cómo pueden integrarse tecnológicamente.

¿Qué requisitos debe cumplir el software de facturación?

Los sistemas informáticos sujetos al Reglamento deben cumplir una serie de requisitos destinados a garantizar la seguridad y trazabilidad de los registros.

Entre otros elementos, la normativa contempla:

• Integridad e inalterabilidad.
• Trazabilidad.
• Conservación, accesibilidad y legibilidad.
• Encadenamiento de registros.
• Huella o hash.
• Registros de alta y anulación.
• Gestión de determinados eventos del sistema.
• Código QR en las facturas en los términos establecidos.
• Declaración responsable del productor del sistema.

Además, existen diferencias entre los requisitos aplicables a los sistemas VERI*FACTU y a los sistemas de emisión de facturas no verificables.

Por ejemplo, el registro de eventos es obligatorio para los sistemas no VERI*FACTU, mientras que no es necesario en los sistemas VERI*FACTU.

La factura expedida mediante un SIF debe incorporar asimismo el código QR en los términos previstos por la normativa. Cuando el sistema opere en modalidad VERI*FACTU, deberá aparecer además la mención correspondiente a esta modalidad.

¿Qué debes pedir a tu proveedor?

No basta con preguntar: “¿El programa está adaptado a VeriFactu?”.

Es recomendable solicitar información concreta sobre:

• Qué versión del programa estará adaptada.
• Qué modalidad o modalidades permite.
• Si se trata de un SIF propio o de un módulo integrado.
• Cómo gestiona las facturas rectificativas.
• Cómo gestiona las anulaciones.
• Cómo trata las incidencias de conexión.
• Qué ocurre con las integraciones.
• Qué sistemas auxiliares deben actualizarse.
• Qué declaración responsable corresponde al sistema.
• Qué pruebas puede realizar la empresa antes de la entrada en aplicación.

La declaración responsable del sistema constituye además un elemento relevante del régimen de responsabilidad de productores y comercializadores.

¿A qué sistemas de la empresa afecta?

Uno de los errores más habituales es analizar únicamente el programa contable. En realidad, conviene identificar todos los sistemas que soportan procesos de facturación.

Por ejemplo:

• ERP.
• TPV.
• Plataformas de comercio electrónico.
• Programas de facturación.
• Sistemas de suscripción o facturación recurrente.
• Aplicaciones desarrolladas internamente.
• Sistemas utilizados por establecimientos o delegaciones.
• Soluciones que generan facturas en nombre de la empresa.

Una compañía puede utilizar varios sistemas informáticos de facturación. Lo importante es identificar cada uno y determinar qué obligaciones le corresponden.

La AEAT contempla expresamente la posibilidad de utilizar varios SIF cuando la operativa de la empresa lo justifique, pero cada sistema que quede dentro del ámbito del Reglamento debe cumplir los requisitos que le correspondan.

Un ejemplo práctico: una empresa con varios sistemas

Pensemos en una empresa que utiliza:

• Un ERP para la facturación a grandes clientes.
• Una plataforma de comercio electrónico para las ventas online.
• Varios TPV físicos.
• Una aplicación específica para cuotas recurrentes.
• Un programa contable gestionado junto con su asesoría.

El proyecto no puede limitarse a preguntar si el ERP principal está adaptado. Primero hay que determinar qué herramienta expide cada factura, qué series utiliza, si los sistemas están conectados y cómo se gestionan las rectificaciones.

También es necesario comprobar si alguno de los módulos actúa como un sistema de facturación independiente. La Agencia Tributaria admite que una empresa pueda disponer de varios sistemas informáticos de facturación cuando su operativa lo justifique, pero cada sistema debe cumplir los requisitos que le correspondan.

Este análisis previo evita uno de los errores más habituales: adaptar el sistema central y dejar fuera un canal minoritario que también genera facturas.

¿Qué ocurre con los TPV y los pagos con tarjeta?

El pago con tarjeta y la emisión de una factura son operaciones diferentes.

El justificante emitido por el terminal de pago acredita una operación de pago, pero no sustituye por sí mismo a la factura o factura simplificada que corresponda.

Por eso, las empresas que utilizan TPV deberían revisar:

• Qué sistema genera la factura.
• Qué sistema genera el justificante de pago.
• Cómo se asignan las series.
• Si existen varios terminales.
• Cómo se conectan los TPV con el sistema de facturación.
• Cómo se gestionan devoluciones y anulaciones.
• Dónde se conservan los registros.

Esto es especialmente importante cuando los TPV funcionan con aplicaciones independientes del ERP central. Puedes ampliar esta cuestión en nuestro contenido específico ¿Cobras con tarjeta?.

¿Qué ocurre con Excel o Word?

Esta cuestión no debe responderse simplemente con un “sí” o un “no”.

Lo relevante es cómo se utilizan esas herramientas dentro del proceso de facturación.

El Reglamento se aplica a los sistemas informáticos que soportan los procesos de facturación. Por tanto, habrá que analizar si Excel, Word u otra herramienta se utiliza únicamente como soporte auxiliar o si realmente está generando, procesando o conservando información que forma parte del proceso de facturación sujeto al Reglamento.

En caso de duda, conviene analizar el funcionamiento real del sistema y no únicamente el nombre del programa utilizado.

¿Cómo preparar tu empresa para VeriFactu y la factura electrónica?

La adaptación debería abordarse como un proyecto transversal y no únicamente como una actualización de software.

1. Haz un inventario de herramientas

Incluye todas las aplicaciones que expiden facturas o participan en el proceso: ERP, CRM, TPV, comercio electrónico, plataformas de suscripción y desarrollos internos.

No olvides las hojas de cálculo o procesos manuales utilizados para completar, transformar o registrar información.

2. Identifica el alcance fiscal

Antes de tomar una decisión tecnológica, revisa qué entidades y operaciones están afectadas.

Si existen sociedades del grupo, establecimientos permanentes, operaciones forales o inclusión en el SII, el análisis debe hacerse de forma individual.

3. Dibuja el circuito de facturación

Documenta quién crea la factura, quién la revisa, desde qué sistema se expide, cómo se envía, dónde se contabiliza y qué ocurre si hay que corregirla.

Este mapa ayuda a detectar duplicidades, pasos manuales e integraciones críticas.

4. Habla con los proveedores tecnológicos

Solicita respuestas documentadas. No basta con una confirmación comercial genérica.

La empresa debe conocer qué versión necesita, qué cambios deberá realizar y quién asumirá cada tarea.

5. Prueba operaciones reales

Incluye en las pruebas los casos que formen parte de tu actividad:

• Factura ordinaria.
• Factura simplificada.
• Factura rectificativa.
• Anulación.
• Devoluciones.
• Distintas series.
• Emisión por terceros.
• Varios establecimientos.
• Incidencias de conexión.

6. Forma a las personas implicadas

La adaptación no afecta solo al equipo contable. Ventas, compras, administración, tesorería e IT pueden intervenir en la emisión, recepción, validación o pago.Una

formación breve y adaptada a cada función suele ser más útil que una explicación normativa general.

7. Establece controles y responsables internos

Define quién revisará las novedades, quién coordinará a los proveedores y cómo se documentarán las incidencias. También conviene determinar cuándo se realizarán las pruebas y qué evidencias se conservarán.

En nuestro post sobre cómo preparar la infraestructura contable para VeriFactu analizamos con más detalle la vertiente tecnológica y operativa.

¿Qué beneficios puede aportar la adaptación?

VeriFactu y la factura electrónica nacen como obligaciones regulatorias, pero la adaptación también puede servir para mejorar procesos internos.

Revisar el circuito de facturación puede ayudar a detectar:

• Facturas duplicadas.
• Registros pendientes de contabilizar.
• Procesos manuales.
• Falta de integración entre ventas y contabilidad.
• Errores en las series.
• Problemas de seguimiento de cobros.
• Información repartida entre varias aplicaciones.
• Falta de trazabilidad en las rectificaciones.

Por eso, el proyecto puede convertirse en una oportunidad para ordenar el proceso de facturación y mejorar la calidad de la información financiera.

En 5 razones por las que tu empresa debe digitalizar la facturación desarrollamos específicamente los beneficios de eficiencia, control y coordinación con la asesoría.

Errores que recomendamos evitar

• Confundir VeriFactu con la factura electrónica B2B.
• Pensar que una factura en PDF siempre equivale a una factura electrónica estructurada.
• Revisar solo el programa contable.
• No incluir los TPV o plataformas de comercio electrónico.
• Comprar una herramienta sin analizar primero el alcance fiscal.
• Esperar a las fechas límite para contactar con los proveedores.
• No probar rectificaciones, anulaciones e incidencias.
• No definir responsables internos.
• Utilizar información antigua sobre el calendario.
• Dar por hecho que todas las sociedades del grupo tienen la misma situación.

La mejor preparación no es necesariamente la más compleja. Es la que permite conocer qué cambia, asignar responsabilidades y avanzar con un calendario realista.

¿Cómo podemos ayudarte?

Para las empresas, el reto no consiste únicamente en instalar un programa nuevo. Es necesario conocer qué sistemas generan facturas, qué procesos intervienen, cómo se conectan entre sí y qué obligaciones afectan a cada sociedad.

Con las fechas de adaptación de los sistemas informáticos situadas en 2027, este es un buen momento para comenzar el análisis y evitar una adaptación apresurada. En paralelo, la publicación del Real Decreto 238/2026 permite a las empresas empezar a prepararse para la futura factura electrónica B2B, aunque su calendario efectivo todavía depende de la orden ministerial de desarrollo.

En Adlanter podemos encargarnos de la externalización de la facturación adaptada a VeriFactu y conectarla con la gestión contable y fiscal de la empresa, evitando procesos aislados y facilitando una visión completa del negocio.

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