El canal de denuncias interno obligatorio para empresas

Ya no se trata de un simple “buzón de quejas” ni de un mecanismo reactivo dentro del departamento de RRHH: el canal de denuncias interno pasa a ser una pieza esencial del sistema de compliance y una obligación legal para la mayoría de las compañías. 

El objetivo del legislador es claro: fortalecer la cultura de transparencia, prevenir la corrupción y evitar que infracciones, malas prácticas o riesgos internos queden sin detectar. La norma protege a quienes informan (whistleblowers) y exige garantías estrictas de confidencialidad, anonimato y ausencia de represalias. 

En definitiva, el canal de denuncias se convierte en un recurso estratégico para detectar riesgos antes de que se conviertan en un problema legal o reputacional.

 

Quiero más información

¿Qué es exactamente un canal de denuncias interno?

El canal de denuncias interno, denominado por la Ley como Sistema Interno de Información, es el cauce preferente para que cualquier persona vinculada profesionalmente con la empresa pueda comunicar, de forma segura y confidencial, posibles irregularidades o infracciones normativas.

Pueden utilizarlo no solo los empleados, sino también:

• autónomos con relación profesional con la empresa,
• socios, administradores o miembros del órgano de dirección o supervisión,
• trabajadores de subcontratas, proveedores y terceros que actúen bajo la supervisión de la empresa.

El sistema debe garantizar que cualquier comunicación se gestione con confidencialidad, independencia y sin represalias.

¿Qué empresas están obligadas a implantarlo?

En el sector privado, deben disponer de canal de denuncias:

• Empresas con 50 o más trabajadores.
• Entidades privadas sujetas a normativa sectorial específica (servicios financieros, prevención de blanqueo de capitales, etc.), independientemente de su tamaño.
• Partidos políticos, sindicatos y organizaciones empresariales que gestionen fondos públicos.

En todos los casos, el órgano de administración es el responsable último de implantar el canal y garantizar su funcionamiento.

Consulta aquí qué otras obligaciones laborales clave deben cumplir las empresas y qué sanciones pueden evitar.

Requisitos legales del canal de denuncias interno

La Ley 2/2023 exige que el canal cumpla con garantías estrictas:

1. Confidencialidad y protección de datos: debe garantizarse que la identidad del informante queda protegida y solo se accede a la información por personal autorizado.
2. Posibilidad de denuncias anónimas: la empresa está obligada a permitir comunicaciones anónimas y gestionar las denuncias, aunque se desconozca la identidad del informante.
3. Diversidad de vías de comunicación: se deben permitir denuncias por escrito o verbalmente (teléfono, buzón digital, reunión), quedando documentadas.
4. Independencia en la gestión: debe designarse un responsable del sistema, que actúe con autonomía y cuente con recursos suficientes.

¿Cómo deben gestionarse las denuncias? Procedimiento legal

La Ley establece un proceso con plazos concretos:

1. Acuse de recibo: en un máximo de siete días naturales desde la recepción de la denuncia.
2. Investigación interna: la empresa tiene un plazo de tres meses (prorrogable en casos complejos).
3. Derechos de la persona señalada: presunción de inocencia, derecho de audiencia y protección de su honor.
4. Traslado a Fiscalía: si los hechos pudieran constituir delito, deben remitirse al Ministerio Fiscal.

Una vez finalizado el proceso, la empresa debe comunicar el cierre del expediente al informante.

 

Preguntas frecuentes sobre el canal de denuncias interno obligatorio

¿Qué ocurre si la empresa no cumple?

Las sanciones por incumplimiento pueden llegar hasta:

• 1.000.000 € para personas jurídicas,
• 300.000 € para personas físicas responsables del incumplimiento,
• Pérdida de ayudas, subvenciones o prohibición de contratar con el sector público.

Pero más allá de la multa, el riesgo reputacional es incluso mayor:
no disponer de un canal adecuado de denuncias transmite falta de transparencia y debilita la confianza de empleados, clientes y stakeholders.

El canal de denuncias como ventaja competitiva

Aunque la Ley lo configura como una obligación, las empresas que implantan un canal eficaz logran:

• Detectar irregularidades antes de que evolucionen a una sanción o conflicto legal,
• Mejorar la cultura corporativa,
• Aumentar la confianza de los empleados,
• Reforzar su estrategia de compliance.

Por eso, cada vez más organizaciones integran el canal de denuncias dentro de su sistema de compliance laboral y de sus políticas de gobierno corporativo.

¿Necesitas implantar el canal de denuncias interno o adaptarlo a la Ley 2/2023?

En Adlanter, nuestro equipo de especialistas en Soporte Experto Laboral y Compliance Laboral puede ayudarte a diseñar el canal de denuncias, gestionar las comunicaciones con total confidencialidad e independencia y cumplir con los requisitos legales.