📝- Index
- ¿Qué es la legalización de libros contables?
- ¿Quiénes están obligados a presentar los libros contables?
- Tipos de libros contables y societarios
- ¿Cómo se presentan los libros contables?
- Plazos para legalizar los libros contables en 2025
- Sanciones y multas por no legalizar los libros contables
- Excepciones y particularidades
- ¿Cómo puede ayudarte Adlanter?
La legalización de libros contables es una obligación anual para empresas, autónomos y entidades jurídicas. Aunque es un trámite recurrente, cada año surgen dudas: ¿qué libros son obligatorios?, ¿cuáles deben presentarse en formato electrónico?, ¿qué pasa si se presentan fuera de plazo?
En este post encontrarás información sobre la legalización de los libros contables para 2025, evitar sanciones y optimizar el proceso. Además, te contamos cómo desde Adlanter ayudamos a empresas como la tuya a despreocuparse de este trámite.
¿Qué es la legalización de libros contables?
La legalización de libros contables es el proceso mediante el cual se presentan ante el Registro Mercantil los libros obligatorios que reflejan la actividad económica de una empresa o autónomo. Este trámite garantiza la veracidad, integridad y trazabilidad de la información contable.
Está regulado por el Reglamento del Registro Mercantil (art. 329) y la Ley General Tributaria (art. 29), y su incumplimiento puede acarrear sanciones económicas y pérdida de valor probatorio.
¿Quiénes están obligados a presentar los libros contables?
Deben legalizar los libros contables:
- Todos los empresarios (art. 25 del Código de Comercio).
- Sujetos inscritos obligatoriamente en el Registro Mercantil.
- Empresarios individuales en estimación directa del IRPF.
- Sociedades mercantiles (SL, SA, unipersonales, etc.).
- Fundaciones, asociaciones y otras entidades con obligación contable.
Tipos de libros contables y societarios
Distinguimos dos clases: los libros contables y los libros societarios.
Libros contables obligatorios
- Libro Diario: donde se registran las operaciones relativas a la actividad de la empresa día a día, y
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: incluye balance inicial, balances trimestrales, inventario de cierre y cuentas anuales.
Libros societarios (si aplica)
- el Libro de Actas, en el que constan todos los acuerdos tomados por la Juntas Ordinarias o Extraordinarias y los Órganos colegiados de la sociedad.
- el Libro de Socios: en el caso de sociedades limitadas
- el Libro de Acciones Nominativas: en el caso de sociedades anónimas.
- el Libro de Contratos entre la sociedad y el Socio único: solamente en el caso de sociedades unipersonales.
Libros voluntarios recomendados
- Libro Mayor
- Libros auxiliares (IVA, bancos, clientes, etc.)
¿Cómo se presentan los libros contables?
Desde 2015, la presentación debe hacerse exclusivamente por vía telemática a través del portal del Registro Mercantil correspondiente al domicilio social del empresario, según el artículo 18 de la Ley 14/2013 de apoyo a los emprendedores.
No es posible la legalización de libros en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo no presentados por vía telemática. Pero cuando por problemas técnicos, no sea posible presentar los ficheros a legalizar por vía telemática, se permitirá excepcionalmente su presentación en el Registro mediante los dispositivos de almacenamiento de datos más habituales del mercado.
Plazos para legalizar los libros contables en 2025
El plazo es de cuatro meses desde el cierre del ejercicio. Para ejercicios cerrados el 31 de diciembre de 2024:
- Inicio del plazo: 2 de enero de 2025.
- Fin del plazo: 30 de abril de 2025.
El depósito de las cuentas anuales tiene un plazo distinto: hasta el 30 de julio de 2025, un mes después de su aprobación por la Junta General.
Sanciones y multas por no legalizar los libros contables
Aunque el ámbito mercantil no establece sanciones directas, la Ley General Tributaria sí contempla sanciones indirectas por incumplimiento contable:
- Multa fija de 150 € por no legalizar libros obligatorios (art. 200.3 LGT).
- Multa proporcional del 1% de los importes omitidos o falseados, con un mínimo de 150 € y un máximo de 6.000 €.
- En caso de concurso de acreedores, puede calificarse como culpable si se detecta doble contabilidad o irregularidades graves.
Puedes consultar más información aquí.
Excepciones y particularidades
- El Libro de Actas puede legalizarse por trimestres o individualmente.
- El Libro de Socios o de Acciones Nominativas solo debe legalizarse si ha habido cambios.
- Se pueden legalizar libros auxiliares si aportan valor probatorio.
Si quieres profundizar más en este tema, te recomendamos leer nuestro artículo sobre los errores más comunes en la legalización de libros contables, donde explicamos cómo evitarlos paso a paso.
No dudes en contactar con nuestros gestores para llevar a cabo la legalización de libros contables.
¿Cómo puede ayudarte Adlanter?
En Adlanter ayudamos a empresas, startups, fondos y asociaciones a cumplir con sus obligaciones mercantiles sin complicaciones. Nuestro servicio de mantenimiento mercantil incluye:
- Preparación y revisión de libros contables y societarios.
- Presentación telemática ante el Registro Mercantil.
- Asesoramiento preventivo para evitar sanciones.
- Automatización del proceso con herramientas digitales.
La legalización de libros contables es más que un trámite: es una obligación legal con impacto directo en la seguridad jurídica de tu empresa. Cumplir con los plazos y formatos es clave para evitar sanciones y proteger tu contabilidad.
¿Quieres despreocuparte de este proceso? Contacta con nuestros expertos y y deja la legalización de tus libros en manos expertas.
¿Tienes alguna duda?
Si te ha surgido alguna pregunta tras leer “Legalización de los libros contables: plazo y sanciones”, estamos aquí para ayudarte.
Hablemos. Te orientamos con claridad y paso a paso.
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