Checklist mercantil para fin de año: los puntos clave que tu empresa no puede dejar pasar

Cerrar el ejercicio no es solo cuestión de números. A nivel mercantil existen obligaciones, actualizaciones y revisiones que conviene dejar listas antes del 31 de diciembre para evitar riesgos legales, sanciones o retrasos en procesos societarios.

Por eso hemos preparado un checklist claro, práctico y accionable para que puedas proteger a tu empresa y a sus administradores de riesgos legales, sanciones y sobrecostes operativos.

 

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Revisión de estatutos y estructura societaria

Los estatutos deben reflejar la realidad actual de la empresa. Cambios en objeto social, administración o domicilio deben quedar actualizados.

Preguntas clave

• ¿Coincide el domicilio registral con el centro efectivo de administración y dirección de la sociedad?
• ¿Has inscrito formalmente todas las ampliaciones o reducciones de capital acordadas?
• ¿Has modificado actividades o sedes?

 

“Los estatutos desactualizados son uno de los motivos más frecuentes de retraso en trámites notariales y registrales.”

 

Los estatutos son la norma fundamental que rige la vida de la sociedad. Deben reflejar fielmente su situación actual. Además, la estructura de la administración debe constar en estatutos. Verifique si la configuración actual (administrador único, solidarios, mancomunados o consejo) es la que figura inscrita y si sigue siendo la más eficiente para la empresa.

Verificación del órgano de administración y poderes

Muchos poderes tienen fecha de caducidad o pierden validez ante cambios de estructura. La capacidad de representación de la sociedad debe estar clara y actualizada. Revisa que los nombramientos y ceses de administradores están debidamente inscritos en el Registro Mercantil.

Preguntas clave

• ¿Los apoderados actuales siguen siendo los correctos?
• ¿Tienen asignadas las facultades adecuadas?
• ¿Hay poderes vigentes que sería conveniente revocar?

Legalización de libros corporativos obligatorios

Los libros obligatorios (actas, socios, contratos…) deben ser legalizados telemáticamente en el Registro Mercantil en los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio. Es fundamental que a 31 de diciembre estén completos y correctamente formulados.

Libro de Actas

Debe contener todas las actas de las Juntas Generales y, en su caso, del Consejo de Administración celebradas durante el año, debidamente firmadas.

Libro Registro de Socios (en S.L.)

Es un documento esencial que debe reflejar con total exactitud la estructura de propiedad. La sociedad solo reputará como socio a quien figure inscrito en este libro. Aspectos a tener en cuenta:

• ¿Ha entrado o salido algún socio?
• ¿Existe algún derecho preferente en vigor?
• ¿Ha habido pactos parasociales que deban reflejarse?
• ¿Puedo legalizar libros con retraso?

Sí, pero puede generar problemas de validez documental y requerimientos adicionales.

Preparación del cierre y formulación de cuentas

Aunque el cierre definitivo será en los primeros meses del nuevo año, diciembre es clave para dejar preparado todo lo que afectará al proceso.

Incluye:

• Revisión de operaciones vinculadas.
• Ajustes extraordinarios.
• Contratos societarios activos.
• Movimientos accionariales del año.

Revisión de contratos mercantiles y cumplimiento

Una revisión final evita litigios y problemas operativos.

Contratos mercantiles estratégicos

Revise las condiciones, vencimientos y posibles cláusulas de renovación o resolución de contratos clave para la operativa del negocio:

• Contratos con proveedores o clientes principales.
• Contratos de financiación, leasing o renting.
• Acuerdos de distribución, agencia o franquicia.
• Contratos de arrendamiento de locales u oficinas.

Pactos parasociales

Estos acuerdos son fundamentales para regular las relaciones internas entre los socios. Es vital comprobar:

• Su vigencia y si sus cláusulas siguen siendo adecuadas a la situación actual.
• Si se han producido incumplimientos que deban ser gestionados.
• Si es necesario adaptarlos o negociar nuevos pactos de cara al próximo ejercicio.

Compliance y buen gobierno

Cada vez más empresas están implementando modelos de cumplimiento empresarial. Diciembre es un buen mes para actualizar documentación interna:

• Normativas internas.
• Protocolos de firma.
• Políticas societarias.
• Manuales del órgano de administración.
• Evaluación de riesgos mercantiles.

Planificación de operaciones societarias para el nuevo año

Si en 2026 tu empresa prevé:

• Ampliaciones de capital.
• Fusiones o adquisiciones.
• Entrada de nuevos socios.
• Cambios estructurales.

Es imprescindible preparar trámites y documentación desde ahora.

Cómo podemos ayudarte desde Adlanter

En Adlanter nos aseguramos de que tu empresa llegue a final de año con todos los cumplimientos mercantiles al día.
Te acompañamos en:

• Actualización estatutaria
• Legalización de libros obligatorios
• Revisión societaria completa
• Contratos mercantiles y pactos de socios
• Planificación de operaciones societarias para 2026

¿Quieres que revisemos el estado mercantil de tu empresa antes de cerrar el año? Contáctanos, estamos listos para ayudarte.