Incapacidad Temporal: dos novedades clave para empresas desde diciembre de 2025
En este post analizamos lo que las empresas deben saber para gestionar correctamente las bajas y la base reguladora de la incapacidad temporal.
10 de diciembre de 2025
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La Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) ha recordado recientemente, a través del Boletín de Noticias RED 11/2025, la importancia de cumplir correctamente con ciertos requisitos en la gestión de los procesos de incapacidad temporal (IT). Estas obligaciones afectan directamente a empresas y departamentos de RRHH y buscan garantizar que el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) disponga de información precisa para la valoración médica de los trabajadores en situación de IT.
A continuación, te explicamos los dos aspectos más relevantes que hay que tener en cuenta desde el 2 de diciembre de 2025.
Obligación de informar “Puesto de trabajo” y “Descripción de funciones”
La TGSS recuerda que toda empresa debe comunicar al INSS los campos “Puesto de trabajo” y “Descripción de funciones” para cada trabajador en IT, utilizando:
- El fichero FDI.
- El servicio “Incapacidad Temporal Online” del Sistema RED Online.
Estas informaciones son esenciales para que los médicos puedan evaluar la situación clínica del trabajador considerando las exigencias reales de su puesto.
Validaciones técnicas obligatorias
- Puesto de trabajo: mínimo 4 caracteres; no se permite rellenar solo con números o símbolos. Error 158 si no se cumple.
- Descripción de funciones: mínimo 15 caracteres; tampoco se permite solo números o símbolos. Error 159 si no se cumple.
El incumplimiento de esta obligación puede constituir una infracción administrativa según el artículo 21.4 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, con posibles sanciones para la empresa.
Comunicación mensual de la Base Reguladora de la prestación por IT
Desde el 2 de diciembre de 2025, el INSS enviará de manera mensual la Base Reguladora (BR) de la prestación por IT a todas las empresas, independientemente de quién sea la entidad pagadora de la prestación.
- La BR se incluirá en los campos 1195, 1196 y 1197 del segmento IT2 del mensaje FIE.
- La información abarca al Régimen General (incluyendo empleados del hogar, trabajadores agrarios y del sector de frutas y hortalizas) y al Régimen Especial de los Trabajadores del Mar por cuenta ajena.
- Quedan excluidos, por el momento, los profesionales taurinos, artistas, autónomos (RETA/RETAMAR) y trabajadores del carbón.
Gestión de discrepancias
Si la BR comunicada por el INSS difiere de la calculada por la empresa, se puede abrir una consulta a través del aplicativo ACRASS, utilizando el tipo de incidencia “BRIT – Base Reguladora IT”. Esto permite resolver de forma ágil cualquier divergencia y garantizar la correcta gestión de las prestaciones.
Cómo podemos ayudarte
Estas medidas consolidan la transparencia y el control de los procesos de incapacidad temporal. Para las empresas, esto implica actualizar procedimientos internos, revisar el envío de información a través del Sistema RED y establecer protocolos para la resolución ágil de posibles discrepancias.
Cumplir con estas obligaciones no solo evita sanciones, sino que contribuye a una gestión más eficiente y segura de las bajas laborales. Si quieres asegurarte de que tu empresa está alineada con estas obligaciones y aprovechar al máximo la información que proporciona la Seguridad Social, en Adlanter ofrecemos asesoramiento integral de bajas y comunicación de datos al INSS.
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