¿Qué es y para qué sirve una oficina de representación?

Cuando una empresa extranjera quiere operar en España, existen varias vías para establecerse: subsidiaria, sucursal u oficina de representación. La elección dependerá siempre del tipo de actividad que se desarrollará en territorio español.

En este artículo profundizamos en la Oficina de Representación (OR), ya que es la figura más utilizada cuando no se desea realizar actividad económica en España, pero sí cumplir con obligaciones laborales o analizar el mercado.

¿Qué es una Oficina de Representación?

Una oficina de representación es un tipo de presencia empresarial en España que permite a una empresa extranjera operar en el país sin realizar actividad económica directa, limitándose a funciones auxiliares, informativas o preparatorias, como estudios de mercado, acciones de promoción, investigación o coordinación interna.

La oficina de representación no tiene ni personalidad jurídica propia respecto a su sociedad matriz ni órganos formales de gestión.

Hablamos de un tipo de establecimiento donde opera una empresa no residente en el cual se llevan a cabo actividades auxiliares o preparatorias para aportar valor al negocio.

Se caracteriza por tanto principalmente por no desarrollar la actividad económica de la empresa extranjera.

Este tipo de establecimiento es ideal para empresas que quieren evaluar el mercado español antes de invertir, analizar competencia, estudiar su potencial comercial o coordinar actividades internas sin asumir obligaciones fiscales propias de una sucursal o establecimiento permanente.

 

Quiero abrir una oficina de representación

Funciones permitidas en una Oficina de Representación

Entre las actividades habituales que puede desempeñar una OR se encuentran:

• Investigación y estudios de mercado para valorar oportunidades de expansión.
• Acciones promocionales y de marketing sin transacciones económicas.
• Recopilación de información comercial o seguimiento de clientes/proveedores.
• Actividades científicas o similares, siempre sin actividad económica.
• Funciones administrativas o de soporte para la matriz.

A tener en cuenta: si las funciones que la Oficina de Representación desempeñase en España excediesen de las auxiliares y se asemejasen a las propias de la actividad principal, la Agencia Tributaria podría interpretar que la empresa extranjera cuenta con un establecimiento permanente (EP) en nuestro país y no con una oficina de representación, y ello implicaría la exigencia para la empresa extranjera de tributación en España acorde a su actividad económica.

Si se diera tal caso habría que analizar y estudiar los Convenios para evitar la doble imposición por esa tributación en España.

En definitiva, si una empresa extranjera quiere realizar actividades auxiliares, informativas o preparatorias en España, crear una oficina de representación es la opción más adecuada para tal situación.

Aspectos fiscales a tener en cuenta

En el escenario fiscal, la oficina de representación se denomina entidad no residente, y por tanto hay que tener en cuenta ciertos aspectos, como:

• La entidad tributa por sus beneficios en su país de origen, y no en España
• El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) es recuperable desde el país de origen siempre que se trate de un país de la Union Europea o un país con el que haya acuerdos a ese efecto.
• Las cotizaciones a la seguridad social y las retenciones de los empleados que trabajen en España en la oficina de representación se deben ingresar a la Seguridad Social española y a la AEAT respectivamente.

En definitiva, hay que prestar especial atención a la actividad a desarrollar por la oficina de representación y tener en cuenta el procedimiento para crearla en caso de querer hacer negocios en España actuando en calidad de no residente.

Como podemos observar, registrar una empresa en España mediante una oficina de representación puede ser una situación delicada; en la mayoría de los casos requiere de un asesoramiento fiscal internacional personalizado.

 ¿Cuándo se suele crear una Oficina de Representación en España?

En la práctica, las Oficinas de Representación se crean en situaciones muy concretas y recurrentes. Aunque esta figura puede utilizarse para diversos fines, en Adlanter hemos identificado patrones claros sobre quién las solicita y por qué motivo.

A continuación, explicamos los escenarios reales más habituales:

El trabajador se muda a España y mantiene su contrato extranjero

Este es, con mucha diferencia, el escenario más frecuente:
Un trabajador de una empresa extranjera decide trasladar su residencia a España —por motivos personales, familiares, fiscales o de calidad de vida— y pide a su empresa continuar trabajando en remoto desde España.

Cuando esto sucede, la empresa debe adaptarse a la normativa española:

• La empresa extranjera debe crear una Oficina de Representación (OR) en España.
• Esto permite que el trabajador cotice a la Seguridad Social española, como exige la normativa laboral.
• La empresa puede cumplir correctamente con sus obligaciones fiscales y de Seguridad Social sin tener que constituir una sucursal o filial.

En otras palabras, si un trabajador de una empresa alemana, francesa o suiza vive y trabaja desde España, debe cotizar en España, aunque conserve su contrato extranjero. Si quieres ver información sobre este caso concreto puedes consultar nuestro post Teletrabajar desde España para una empresa extranjera: obligaciones para la empresa.

Cuando es la empresa quien toma la iniciativa

Aproximadamente en un 15% de los casos, es la propia empresa extranjera quien decide establecer una presencia en España, incluso sin actividad económica, porque necesita:

• Contratar a alguien que investigue o desarrolle el mercado español.
• Explorar oportunidades comerciales sin operar aún de forma directa.
• Contar con personal de soporte o investigación desde España.

Un ejemplo típico es el de una empresa suiza que quiere contratar a una persona para realizar estudios de mercado o tareas de coordinación comercial.

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