Cartas de desplazamiento: qué son y por qué son clave para tus empleados en el extranjero

La movilidad internacional se ha consolidado como un pilar estratégico para el crecimiento empresarial. No obstante, desplazar a un profesional a un centro de trabajo en el extranjero no es un mero trámite logístico; es un acto jurídico complejo que requiere una regulación contractual precisa para evitar conflictos laborales, fiscales y de Seguridad Social.

En este escenario, la carta de desplazamiento (o acuerdo de asignación internacional) no es solo un documento informativo, sino un instrumento esencial para garantizar la seguridad jurídica de ambas partes.

¿Qué es una carta de desplazamiento internacional?

La carta de desplazamiento es el documento que regula las condiciones aplicables cuando una empresa desplaza temporalmente a una persona trabajadora a otro país.

Jurídicamente, puede configurarse como un anexo al contrato de trabajo o como un acuerdo autónomo, pero su función principal es adaptar la relación laboral a las particularidades del país de destino manteniendo el vínculo con la empresa de origen.

Su finalidad es dejar constancia de aspectos fundamentales como:

• La duración del desplazamiento.
• El país de destino.
• Las condiciones laborales.
• La política salarial.
• La cobertura de gastos.
• La Seguridad Social aplicable.
• Las condiciones de retorno.

Aunque en ocasiones se percibe como un simple documento interno, en realidad tiene una gran importancia desde el punto de vista laboral, fiscal y de compliance internacional.

 

Quiero más información

 

¿Cuándo conviene utilizar una carta de desplazamiento?

En la práctica, este tipo de documento resulta recomendable siempre que exista una movilidad internacional temporal vinculada a la actividad profesional.

Es especialmente habitual en:

• Expatriaciones.
• Proyectos internacionales.
• Desplazamientos intraempresariales.
• Apertura de mercados.
• Asignaciones temporales.
• Teletrabajo internacional prolongado.

Cuanto mayor sea la duración o complejidad del desplazamiento, más importante será regular correctamente todas las condiciones aplicables.

¿Por qué son tan importantes para las empresas?

Muchas incidencias relacionadas con movilidad internacional aparecen precisamente por la ausencia de acuerdos claros entre empresa y empleado. Cuando las condiciones no están bien definidas, pueden surgir conflictos relacionados con:

• Salario y compensación internacional.
• Fiscalidad.
• Gastos asumidos por la empresa.
• Seguridad Social.
• Duración del desplazamiento.
• Condiciones de retorno.

La carta de desplazamiento ayuda a demostrar que la empresa ha planificado adecuadamente la movilidad internacional desde una perspectiva de cumplimiento normativo.

Desplazamiento vs. traslado

Cada desplazamiento internacional tiene particularidades propias, pero existen determinados elementos que conviene regular de forma clara.

Uno de los aspectos más relevantes es la duración prevista del desplazamiento, ya que puede afectar directamente a cuestiones migratorias, fiscales y de Seguridad Social.

Los desplazamientos que excedan de doce meses en un periodo de tres años tendrán, a todos los efectos, el tratamiento legal de traslados.

Esta distinción es vital, ya que el traslado implica un cambio de residencia con carácter definitivo y otorga al trabajador el derecho a optar por la extinción indemnizada de su contrato (20 días por año de servicio) si no acepta la medida. Por tanto, la carta debe prever mecanismos de seguimiento de la duración para evitar que un desplazamiento temporal se convierta, por ministerio de la ley, en un traslado forzoso no planificado.

Contenido esencial para una gestión de riesgos eficaz

Para que una carta de desplazamiento cumpla su función de “escudo jurídico”, debe incluir:

• Identificación de las partes y centros de trabajo: Debe especificarse la entidad receptora y el lugar exacto de prestación de servicios.
• Legislación aplicable y jurisdicción: Aunque el trabajador mantenga sus derechos mínimos según la Ley 45/1999, es fundamental pactar la ley que regirá el contrato, respetando siempre las normas de orden público del país de destino.
• Paquete retributivo y beneficios: Detallar el salario base, bonus, dietas y ayudas de vivienda. Es recomendable que la empresa asuma los gastos de viaje y alojamiento.
• Gestiones migratorias: La empresa debe responsabilizarse de la obtención de visados y permisos de trabajo.

Fiscalidad internacional: uno de los mayores riesgos

La planificación fiscal debe reflejarse en la carta. En España, los trabajadores desplazados pueden beneficiarse de la exención por trabajos realizados en el extranjero prevista en el artículo 7.p de la Ley del IRPF, siempre que se cumplan requisitos como la existencia de un impuesto similar en el destino y que el beneficiario sea una entidad no residente.

Una carta bien estructurada facilita la prueba de estos requisitos ante una eventual inspección de la AEAT.

Seguridad Social y cotización internacional

Uno de los mayores riesgos en la movilidad internacional es la pérdida de la protección social. La carta debe especificar el régimen de Seguridad Social aplicable.

En desplazamientos dentro de la UE/EEE, es imperativo tramitar el Certificado A1, que acredita que el trabajador continúa sujeto a la legislación española, manteniendo así su “vínculo orgánico” con la empresa de origen y evitando duplicidades de cotización.

Una gestión incorrecta puede provocar problemas de cobertura, duplicidades de cotización o riesgos sancionadores.

El derecho al retorno y la protección ante el desempleo

Uno de los aspectos más olvidados en muchas políticas de movilidad internacional es el regreso del empleado.

Sin embargo, definir correctamente las condiciones de retorno aporta seguridad y evita conflictos futuros.

Aspectos como la reincorporación, la duración máxima de la asignación o las condiciones salariales posteriores deberían quedar claramente regulados desde el inicio.

Qué riesgos existen si no se formaliza correctamente el desplazamiento

Gestionar empleados desplazados sin documentación adecuada puede generar importantes riesgos para la empresa.

Entre los más habituales destacan:

• Conflictos laborales internacionales.
• Problemas fiscales.
• Incidencias migratorias.
• Sanciones administrativas.
• Riesgos de Seguridad Social.
• Incumplimientos de compliance laboral internacional.

Además, en empresas multinacionales, una mala gestión de la movilidad puede afectar también a la experiencia del empleado y a la reputación corporativa.

Adlanter, especialistas en movilidad internacional y desplazamiento de trabajadores

En Adlanter ayudamos a empresas nacionales e internacionales a gestionar desplazamientos internacionales de forma segura, eficiente y alineada con la normativa aplicable.

Si tu empresa necesita gestionar empleados desplazados al extranjero o desarrollar políticas internacionales de movilidad, podemos ayudarte.