Qué documentación laboral debe conservar una empresa y durante cuánto tiempo

La gestión documental laboral es una obligación legal y una de las áreas donde más errores cometen las empresas. Perder un contrato, no conservar un registro o destruir un documento antes de tiempo puede derivar en sanciones de la Inspección de Trabajo, reclamaciones judiciales o problemas con la Seguridad Social.

En 2025, las obligaciones no solo se mantienen: se intensifica el control sobre el registro de jornada, nóminas y comunicaciones laborales, especialmente en empresas que han digitalizado sus procesos sin protocolos adecuados.

Documentación laboral obligatoria que toda empresa debe conservar

A continuación, detallamos los documentos más relevantes, el tiempo mínimo legal para conservarlos y recomendaciones prácticas:

1. Contratos de trabajo

Tiempo de conservación:

• 4 años (Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social).
• Recomendación: conservar durante toda la relación laboral + 4 años.

Documentación a incluir:

• Contrato firmado.
• Prórrogas y modificaciones contractuales.
• Comunicaciones al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE).

Recomendación profesional: se aconseja conservar esta documentación durante toda la vigencia de la relación laboral y, al menos, durante los 4 años posteriores a su finalización para cubrir eventuales reclamaciones judiciales.

2. Nóminas, recibos salariales y justificantes de pago

Tiempo de conservación:

• 4 años (LISOS).

Importante: la empresa debe conservar tanto el recibo de salario como la justificación del pago (transferencia, cheque, etc.).

3. Documentos de cotización a la Seguridad Social

Tiempo de conservación:

• 4 años (Seguridad Social).

Documentación a incluir:

• Relación Nominal de Trabajadores (RNT).
• Recibo de Liquidación de Cotizaciones (RLC).

4. Registro de jornada

Tiempo de conservación:

• 4 años (Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9).

A tener en cuenta:

• Aplica a todos los trabajadores, independientemente de la jornada.
• Debe conservarse en formato accesible y disponible ante Inspección.

5. Documentación de Prevención de Riesgos Laborales (PRL)

Tiempo de conservación:

• 5 años como mínimo, según LPRL.
• Ciertos documentos deben mantenerse de forma permanente (evaluación inicial, planificación preventiva, informes).

Documentación a incluir:

• Evaluaciones de riesgos.
• Planificación de la actividad preventiva.
• Controles del estado de salud.
• Relación de accidentes de trabajo.

6. Comunicaciones, expedientes disciplinarios y extinciones

Tiempo de conservación:

• 4 años (modificaciones, sanciones, amonestaciones, cambios de jornada…).

Documentación a incluir:

• Comunicaciones de modificaciones sustanciales, amonestaciones o cambios de jornada.
• Expedientes disciplinarios y sanciones impuestas.
• Documentación de despidos y finiquitos.

Recomendación profesional: para despidos y sanciones, es aconsejable extender la conservación hasta 5 años para cubrir holgadamente los plazos de prescripción de posibles acciones judiciales.

7. Registros retributivos y planes de igualdad

Tiempo de conservación:

• 4 años, según RD 902/2020.

Documentación a incluir: registro salarial, auditoría retributiva (si aplica) y el Plan de Igualdad.

8. Documentación fiscal (retenciones IRPF)

Tiempo de conservación:

• 4 años (prescripción tributaria).

Documentación a incluir: Modelos 111 (pagos trimestrales/mensuales) y Modelo 190 (resumen anual), así como los documentos que acrediten las retenciones aplicadas.

¿Qué pasa si la empresa no conserva la documentación correcta?

Las sanciones pueden ir desde 751€ hasta más de 7.500€ por infracción grave.
Los problemas más habituales:

• No disponer de registro de jornada al recibir una Inspección.
• No justificar adecuadamente pagos de nómina.
• No aportar contratos o prórrogas.
• No conservar documentación fiscal o de Seguridad Social.
• No poder acreditar medidas de prevención de riesgos.

La falta de documentos puede suponer incluso la presunción de que la empresa ha incumplido sus obligaciones, lo que complica cualquier defensa.

 

Quiero más información

 

Recomendaciones para gestionar la documentación laboral de manera segura

• Digitaliza, pero con criterio. Digitalizar es útil, pero siempre con soportes interoperables, copias de seguridad y control de accesos.
• Crea un protocolo interno de conservación. Define qué documentos guardar, dónde, quién los gestiona y qué plazo aplica.
• Unifica la documentación por trabajador. Facilita auditorías internas y consultas rápidas.
• Revisa anualmente los plazos. Cada comienzo de año, valida qué puede destruirse y qué debe mantenerse.

Cómo podemos ayudarte desde Adlanter

En Adlanter gestionamos la documentación laboral, nóminas y obligaciones con la Seguridad Social de forma integral.
Ayudamos a empresas a digitalizar, ordenar y cumplir con todos los requisitos legales para que la gestión laboral deje de ser un riesgo y se convierta en una herramienta de control y tranquilidad.

Si quieres una auditoría de tu documentación laboral o externalizar toda la gestión, estamos aquí para ayudarte. Contáctanos.