Errores frecuentes en la gestión de nóminas que pueden salir caros a tu empresa

La nómina es una de las piezas más sensibles de la gestión laboral y una de las principales fuentes de conflicto, reclamaciones e inspecciones en las empresas.

Errores aparentemente menores, un complemento mal calculado, una cotización incorrecta o una interpretación errónea del convenio, pueden derivar en sanciones, recargos, atrasos salariales o incluso demandas judiciales.

En este post analizamos los errores más habituales en la gestión de nóminas, sus consecuencias legales y qué recomendaciones clave damos a las empresas para evitarlos.

Por qué la gestión de nóminas es un foco de riesgo legal

La nómina refleja de forma directa el cumplimiento de múltiples obligaciones laborales y de Seguridad Social. No solo acredita el pago del salario, sino también:

• La correcta aplicación del convenio colectivo.
• El cálculo de bases de cotización.
• La adecuación de los conceptos salariales y extrasalariales.
• El respeto a jornadas, horas extra y descansos.
• El cumplimiento de retenciones fiscales.

Cualquier incoherencia entre la nómina, el contrato, el convenio y la realidad del trabajo prestado puede ser detectada tanto por la Inspección de Trabajo como por el propio trabajador.

Errores más frecuentes en la gestión de nóminas

Aplicar incorrectamente el convenio colectivo

Uno de los fallos más habituales es utilizar un convenio que no corresponde a la actividad real de la empresa o no aplicar correctamente sus tablas salariales, pluses o categorías profesionales.

Este error suele aflorar cuando:

• Se produce una reclamación de cantidad.
• Se revisan atrasos salariales.
• Llega una inspección de trabajo.

Confundir conceptos salariales y extrasalariales

Dietas, pluses, reembolsos o beneficios pueden tener distinta naturaleza jurídica. Clasificarlos mal puede implicar:

• Cotizaciones incorrectas.
• Regularizaciones con recargos.
• Sanciones administrativas.

Cálculo incorrecto de horas extra y complementarias

No registrar adecuadamente la jornada o aplicar mal los recargos provoca diferencias salariales acumuladas que acaban reclamándose de forma retroactiva.

Errores en cotización a la Seguridad Social

Bases mal calculadas, topes no actualizados o exclusiones indebidas generan:

• Liquidaciones complementarias.
• Recargos e intereses.
• Actas de infracción.

A tener en cuenta: Tabla del IRPF en 2026

Falta de coherencia entre contrato, nómina y realidad

Cuando la categoría profesional, la jornada o las funciones no coinciden con lo que se refleja en nómina, el riesgo se multiplica, especialmente en despidos o inspecciones.

 

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Qué consecuencias puede tener una nómina mal gestionada

Una gestión incorrecta de nóminas no solo tiene impacto económico. Puede provocar:

• Reclamaciones de cantidad por parte de los trabajadores.
• Sanciones de la Inspección de Trabajo.
• Regularizaciones con recargos ante la Seguridad Social.
• Pérdida de credibilidad en procesos judiciales.
• Riesgos añadidos en despidos y extinciones.

En muchos casos, el problema no es puntual, sino estructural, y afecta a meses o incluso años de nóminas.

Preguntas frecuentes sobre gestión de nóminas

¿Puede un trabajador reclamar errores antiguos en la nómina?

Sí. Las reclamaciones salariales prescriben con carácter general al año, pero ciertos errores de cotización pueden aflorar más tarde a través de la Inspección.

¿La empresa responde aunque el error sea de la gestoría?

Sí. La responsabilidad frente al trabajador y a la Administración es siempre de la empresa.

¿Es obligatorio entregar la nómina en papel?

No. Puede entregarse por medios electrónicos, siempre que quede constancia de su recepción.

¿Qué ocurre si la nómina no refleja correctamente la jornada real?

Puede derivar en reclamaciones salariales, actas de infracción y problemas probatorios en caso de despido.

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Cómo reducir riesgos en la gestión de nóminas

Para minimizar contingencias, es clave:

1. Revisar periódicamente la aplicación del convenio colectivo.
2. Asegurar la correcta clasificación de conceptos salariales.
3. Mantener coherencia entre contrato, nómina y jornada real.
4. Actualizar bases y parámetros de cotización.
5. Contar con un equipo experto que supervise y valide el proceso.

Cómo podemos ayudarte desde Adlanter

Desde el área Laboral de Adlanter acompañamos a las empresas en la gestión integral de nóminas, combinando operativa diaria y criterio jurídico.

• Externalización completa de nóminas.
• Revisión y regularización de situaciones de riesgo.
• Coordinación con Seguridad Social e Inspección de Trabajo.
• Acompañamiento en decisiones sensibles (despidos, modificaciones, auditorías laborales).

Gestionar bien las nóminas no es solo una cuestión operativa: es una forma de proteger a tu empresa.

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