Errores comunes al legalizar libros contables y cómo evitarlos

La legalización de los libros contables es fundamental para asegurar el cumplimiento fiscal y una gestión empresarial correcta. No obstante, muchas empresas cometen errores durante este proceso, lo que puede ocasionar sanciones o problemas legales. En este artículo, repasamos los errores más comunes al legalizar los libros contables y te ofrecemos soluciones prácticas para evitarlos, siempre basándonos en la normativa vigente. Si deseas conocer más sobre los plazos, la forma de presentación y las sanciones por incumplimiento, te recomendamos leer este artículo.

 

 

Te presentamos los errores más frecuentes al legalizar los libros contables y cómo evitarlos, siguiendo siempre la normativa aplicable.

Errores frecuentes al legalizar los libros contables

Fallo en el formato y conservación digital

❌ Error: Utilizar formatos que no garantizan la legibilidad o el acceso a los datos.

✔️ Solución: De acuerdo con el artículo 21 del Reglamento de Facturación, es crucial conservar los documentos en un formato original legible. Los libros contables deben ser accesibles en línea, permitiendo la visualización, la búsqueda y la descarga de los documentos, y asegurando que puedan cargarse de forma remota cuando sea necesario.

Problemas con la autenticación

❌ Error: No implementar correctamente la firma electrónica.

✔️ Solución: Según el artículo 86 del Reglamento General, todos los documentos contables deben validarse con firma electrónica, asegurando tanto la autenticidad como la integridad del documento. Es indispensable incluir sistemas de verificación electrónica, como códigos seguros, para garantizar que la información no se altere.

Deficiencias en la conservación

❌ Error: No mantener adecuadamente los registros electrónicos.

✔️ Solución: Según el artículo 29 del RGAT, debes conservar los libros contables correctamente en su formato electrónico y asegurarte de que estén disponibles para inspección por las autoridades fiscales cuando se requiera. Los libros deben guardarse en el domicilio fiscal de la empresa y ser accesibles en todo momento.

Fallos en la accesibilidad

❌ Error: No garantizar el acceso inmediato a la documentación.

✔️ Solución: Según el artículo 171 del RGAT, debes asegurar que los documentos contables sean fácilmente accesibles para su análisis directo. La documentación debe estar disponible para su visualización en pantalla y debe ser posible obtener copias de los libros cuando sea necesario. Es esencial que cualquier parte interesada, como las autoridades fiscales, pueda acceder a ellos rápida y eficientemente.

 

 

Recomendaciones para evitar errores

Para garantizar que la legalización de los libros contables se realice correctamente y sin inconvenientes, te recomendamos seguir estas pautas clave:

• Implementar sistemas seguros: Utiliza software homologado para gestionar la contabilidad de tu empresa. Además, mantén copias de seguridad periódicas y establece protocolos de actualización para asegurarte de que tu sistema esté siempre al día con la normativa vigente.
• Garantizar la trazabilidad: Documenta todas las modificaciones realizadas en los libros contables. Mantén un registro de accesos y establece un sistema de control interno que te permita auditar cualquier cambio realizado en los documentos.
• Cumplir plazos: Es crucial realizar las anotaciones dentro del plazo establecido. Además, debes mantener actualizados los registros durante el ejercicio fiscal y conservar la documentación durante el plazo legal requerido para evitar sanciones.
• Asegurar la integridad de los documentos: Implementa medidas de seguridad en los sistemas contables, como cifrado de datos y verificación de la digitalización. Mantén la cadena de custodia documental para evitar la manipulación de los registros.

Si quieres evitar estos errores, en Adlanter estamos aquí para ayudarte con la legalización de los libros contables de tu empresa y con el mantenimiento mercantil de tu sociedad.