La Seguridad Social refuerza la comunicación electrónica: qué deben tener en cuenta trabajadores y empresas
En este post analizamos las novedades introducidas por la Orden ISM/541/2026, los colectivos afectados por la obligación de recibir notificaciones electrónicas y las implicaciones prácticas.
1 de septiembre de 2026
La transformación digital de las Administraciones Públicas da un nuevo paso adelante. Desde el 1 de septiembre de 2026, la Seguridad Social ha ampliado los supuestos en los que determinadas personas deben recibir sus comunicaciones y notificaciones por medios electrónicos.
La medida, recogida en la Orden ISM/541/2026, de 27 de mayo, modifica la regulación de las notificaciones y comunicaciones electrónicas en el ámbito de la Administración de la Seguridad Social y afecta, entre otros colectivos, a las personas solicitantes o perceptoras de prestaciones por incapacidad temporal, así como a determinadas comunicaciones relacionadas con la incapacidad permanente y las lesiones permanentes no incapacitantes.
El cambio tiene importantes implicaciones prácticas, especialmente en lo relativo al seguimiento de expedientes y a la gestión de los plazos administrativos.
¿Qué cambia con la nueva Orden ISM/541/2026?
La norma modifica la regulación de las notificaciones electrónicas en el ámbito de la Seguridad Social para ampliar el colectivo de personas obligadas a relacionarse electrónicamente con la Administración.
Desde el 1 de septiembre de 2026, deberán recibir sus comunicaciones a través de medios electrónicos las personas solicitantes o beneficiarias de prestaciones relacionadas con:
- Nacimiento y cuidado de menor.
- Riesgo durante el embarazo.
- Riesgo durante la lactancia natural.
- Incapacidad temporal (baja médica).
- Incapacidad permanente.
- Lesiones permanentes no incapacitantes.
Los tres primeros supuestos ya estaban incluidos en la regulación anterior. La principal novedad es, por tanto, la incorporación de la incapacidad temporal y de las comunicaciones relativas a incapacidad permanente y lesiones permanentes no incapacitantes.
La Seguridad Social confirma actualmente que las comunicaciones y notificaciones relativas a las prestaciones de incapacidad temporal e incapacidad permanente se realizan por medios electrónicos desde el 1 de septiembre de 2026.
¿Cómo funcionan las notificaciones?
Cuando exista una resolución, requerimiento o comunicación que deba notificarse electrónicamente, la Seguridad Social pondrá el documento a disposición de la persona interesada en la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS).
Además, se enviará un aviso al dispositivo electrónico que la persona haya facilitado previamente, informando de que existe una comunicación o notificación disponible y facilitando el acceso a la misma.
Es importante distinguir entre el aviso y la notificación. El aviso tiene carácter informativo: la notificación se entiende practicada conforme a las reglas aplicables a su puesta a disposición y acceso, y no depende simplemente de que la persona lea el mensaje de aviso.
Por ello, no conviene confiar exclusivamente en recibir un SMS o correo electrónico. Lo relevante es consultar periódicamente la Sede Electrónica cuando exista un procedimiento abierto.
El aspecto más relevante: atención a los plazos
Desde una perspectiva práctica, uno de los cambios más importantes afecta a la gestión de los plazos administrativos.
Como ocurre con otras notificaciones electrónicas de la Administración, si el interesado no accede al contenido de la notificación dentro del plazo legalmente previsto, esta podrá entenderse practicada igualmente.
Por ello, las personas afectadas deberán realizar un seguimiento periódico de sus comunicaciones electrónicas, especialmente cuando tengan abierto un expediente relacionado con una prestación o un procedimiento de incapacidad.
La falta de consulta de una notificación puede provocar la pérdida de oportunidades para presentar alegaciones, aportar documentación o recurrir determinadas resoluciones.
¿Existen excepciones?
Sí. La nueva regulación no elimina absolutamente cualquier posibilidad de comunicación por medios no electrónicos.
La Administración de la Seguridad Social puede utilizar medios no electrónicos incluso cuando la persona esté obligada a recibir comunicaciones electrónicas en determinados supuestos. Entre ellos se encuentran situaciones en las que resulte necesario para garantizar la eficacia de la actuación administrativa, cuando las circunstancias exijan especial inmediatez o cuando no se disponga de datos de contacto electrónico para realizar el aviso de la puesta a disposición de la notificación.
Además, la norma refuerza la posibilidad de recibir asistencia presencial en los Centros de Atención e Información de la Seguridad Social (CAISS) para acceder a las comunicaciones electrónicas. Un funcionario puede facilitar el acceso a la SEDESS en los términos previstos por la norma.
Por tanto, la entrada en vigor de esta obligación no supone que una persona que tenga dificultades de acceso a los medios electrónicos quede necesariamente sin alternativas.
¿Qué implicaciones tiene para trabajadores y empresas?
Aunque la obligación recae principalmente sobre las personas beneficiarias de determinadas prestaciones, las empresas también deberán tener presente este cambio.
Los procedimientos relacionados con incapacidades temporales o permanentes suelen implicar intercambios de información entre trabajadores, empresas y Seguridad Social. Una gestión más ágil de las notificaciones puede contribuir a reducir retrasos administrativos, pero también exige una mayor atención a los plazos y a la documentación requerida.
En este contexto, resulta especialmente recomendable que trabajadores y empresas revisen periódicamente los datos de contacto comunicados a la Seguridad Social y verifiquen que disponen de los medios necesarios para acceder a las notificaciones electrónicas.
Una gestión más digital que exige mayor atención
La reforma responde a un proceso progresivo de digitalización de la Administración de la Seguridad Social. Según explica la propia Orden, el objetivo es agilizar los procedimientos, reducir las incidencias asociadas a las comunicaciones postales y facilitar que las personas interesadas conozcan antes su situación administrativa.
Pero la digitalización también traslada parte de la responsabilidad al destinatario: recibir un aviso no sustituye a la necesidad de controlar el expediente y sus plazos.
Por ello, para trabajadores y empresas resulta recomendable incorporar la revisión de las comunicaciones de la Seguridad Social a sus rutinas habituales de gestión laboral.
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