La Seguridad Social refuerza la comunicación electrónica: qué deben tener en cuenta trabajadores y empresas
En este post analizamos las novedades introducidas por la Orden ISM/541/2026, los colectivos afectados por la obligación de recibir notificaciones electrónicas y las implicaciones prácticas.
2 de junio de 2026
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La transformación digital de las Administraciones Públicas da un nuevo paso adelante. La Seguridad Social ha aprobado una modificación normativa que amplía los supuestos en los que determinados ciudadanos deberán recibir sus notificaciones por medios electrónicos.
La medida, recogida en la Orden ISM/541/2026 y publicada recientemente en el BOE, entrará en vigor el próximo 1 de septiembre de 2026 y afectará a personas que soliciten o perciban determinadas prestaciones, entre ellas la incapacidad temporal, la incapacidad permanente o las prestaciones por nacimiento y cuidado de menor.
Más allá de la desaparición progresiva de las comunicaciones en papel, la reforma tiene importantes implicaciones prácticas para trabajadores, autónomos y empresas, especialmente en lo relativo a la gestión de plazos y al seguimiento de procedimientos ante la Seguridad Social.
¿Qué cambia con la nueva Orden ISM/541/2026?
La norma modifica la regulación de las notificaciones electrónicas en el ámbito de la Seguridad Social para ampliar el colectivo de personas obligadas a relacionarse electrónicamente con la Administración.
A partir del 1 de septiembre de 2026, deberán recibir sus comunicaciones a través de medios electrónicos las personas solicitantes o beneficiarias de prestaciones relacionadas con:
- Nacimiento y cuidado de menor.
- Riesgo durante el embarazo.
- Riesgo durante la lactancia natural.
- Incapacidad temporal (baja médica).
- Incapacidad permanente.
- Lesiones permanentes no incapacitantes.
Hasta ahora, muchas de estas comunicaciones se realizaban habitualmente por correo postal. Con la nueva regulación, la puesta a disposición de la documentación se realizará principalmente a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social.
¿Cómo funcionarán las notificaciones?
Cuando exista una nueva resolución, requerimiento o comunicación, la Seguridad Social pondrá el documento a disposición del interesado en su sede electrónica.
Además, podrá enviarse un aviso al correo electrónico o dispositivo móvil facilitado por el ciudadano para informar de que existe una notificación pendiente.
No obstante, es importante recordar que el aviso tiene carácter informativo. La validez de la notificación depende de su puesta a disposición en la sede electrónica, no de la lectura efectiva del mensaje de aviso.
El aspecto más relevante: atención a los plazos
Desde una perspectiva práctica, uno de los cambios más importantes afecta a la gestión de los plazos administrativos.
Como ocurre con otras notificaciones electrónicas de la Administración, si el interesado no accede al contenido de la notificación dentro del plazo legalmente previsto, esta podrá entenderse practicada igualmente.
Por ello, las personas afectadas deberán realizar un seguimiento periódico de sus comunicaciones electrónicas, especialmente cuando tengan abierto un expediente relacionado con una prestación o un procedimiento de incapacidad.
La falta de consulta de una notificación puede provocar la pérdida de oportunidades para presentar alegaciones, aportar documentación o recurrir determinadas resoluciones.
¿Existen excepciones?
Sí. La nueva regulación incorpora determinadas garantías para evitar situaciones de indefensión y atender a personas con dificultades de acceso a los medios digitales.
Entre otros supuestos, la Seguridad Social podrá seguir utilizando medios no electrónicos cuando resulte necesario garantizar la eficacia de la actuación administrativa, exista una necesidad de especial inmediatez o no disponga de datos de contacto electrónicos del interesado.
Asimismo, los ciudadanos podrán recibir asistencia presencial en los Centros de Atención e Información de la Seguridad Social (CAISS), donde se facilitará el acceso a la sede electrónica y, en su caso, la obtención de sistemas de identificación digital como Cl@ve o certificado electrónico.
Qué implicaciones tiene para trabajadores y empresas
Aunque la obligación recae principalmente sobre las personas beneficiarias de determinadas prestaciones, las empresas también deberán tener presente este cambio.
Los procedimientos relacionados con incapacidades temporales o permanentes suelen implicar intercambios de información entre trabajadores, empresas y Seguridad Social. Una gestión más ágil de las notificaciones puede contribuir a reducir retrasos administrativos, pero también exige una mayor atención a los plazos y a la documentación requerida.
En este contexto, resulta especialmente recomendable que trabajadores y empresas revisen periódicamente los datos de contacto comunicados a la Seguridad Social y verifiquen que disponen de los medios necesarios para acceder a las notificaciones electrónicas.
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