6 preguntas y respuestas sobre nóminas y Payroll internacional

La gestión del Payroll internacional implica mucho más que calcular una nómina. Cuando una empresa desplaza trabajadores al extranjero o cuenta con profesionales que prestan servicios en distintos países, debe analizar correctamente aspectos laborales, fiscales, de Seguridad Social y migratorios.

Además, desde 2023 el auge del teletrabajo internacional y la entrada en vigor del Acuerdo Marco europeo sobre teletrabajo transfronterizo han introducido nuevos criterios que las empresas deben conocer.

En esta guía recopilamos seis consultas habituales sobre desplazamientos internacionales y actualizamos las respuestas conforme a la normativa vigente.

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¿Qué debe analizar una empresa antes de desplazar a un trabajador al extranjero?

Antes de realizar cualquier desplazamiento conviene revisar, como mínimo:

• La legislación laboral aplicable.
• La existencia (o no) de convenio bilateral de Seguridad Social.
• La normativa fiscal del país de destino.
• La duración prevista del desplazamiento.
• La necesidad de obtener certificados de cobertura de Seguridad Social (A1 u otros equivalentes).
• Las obligaciones migratorias y permisos de trabajo.

Cada desplazamiento requiere un análisis individual, ya que las consecuencias pueden variar significativamente según el país de destino.

1. ¿Puede un trabajador tener dos contratos laborales (España y Filipinas)?

Una empresa con centro de trabajo en España tiene a un trabajador de nacionalidad española viviendo y trabajando en Filipinas en una sociedad (bajo otro nombre) La empresa española es propietaria de esta empresa filipina: ¿tiene sentido que existan dos contratos laborales, uno en España y otro en Filipinas? ¿Qué sería lo correcto?

Es importante destacar que, a efectos de Seguridad Social,   existe un Convenio bilateral de Seguridad Social entre España y Filipinas cuyo artículo 6.1.a) dispone que “El trabajador por cuenta ajena al servicio de una empresa cuya sede se encuentre en el territorio de una de las Partes Contratantes y sea enviado por dicha empresa al territorio de la otra Parte Contratante para realizar trabajos de carácter temporal, quedará sometido a la legislación de la primera Parte Contratante, siempre que la duración previsible del trabajo para el que ha sido desplazado, no exceda de cinco años, ni haya sido enviado en sustitución de otra persona cuyo período de destacamento haya concluido, siempre que sea aprobado por la Autoridad Competente u Organismo (en quien haya delegado), cuya legislación siga siendo aplicable”

En consecuencia, no existirá la obligación de afiliación alta y cotización en Filipinas durante un periodo máximo de 5 años.

A estos efectos, la presentación del Modelo TA300 de desplazamiento ante la Administración de la Seguridad Social será necesaria con carácter previo al desplazamiento para la obtención del correspondiente Modelo A1 justificativo del mantenimiento de la legislación de origen.

Ahora bien, el caso de Filipinas reviste de una cierta complejidad por cuanto, a pesar de la existencia del convenio bilateral de seguridad social a efectos migratorios y de cara a obtener la autorización para trabajar, la autoridad migratoria filipina exige que la entidad local presente un contrato de trabajo independientemente de que el trabajador sea desplazado.

Este contrato de trabajo tendría efectos meramente operativos y, por tanto, a pesar del mismo se exigiría por la parte española formalizar  una carta de desplazamiento que regule las condiciones de prestación de servicios en ese país, como anexo al contrato de trabajo que rige la relación laboral.

Todo ello, asumiendo la existencia de un contrato de trabajo previo con la empresa española y que el desplazamiento temporal responda a motivos profesionales.

Aunque el ejemplo hace referencia a Filipinas, el criterio general continúa siendo el mismo: cuando existe convenio bilateral de Seguridad Social, conviene analizar si el desplazamiento permite mantener la cotización en España durante el periodo previsto.

2. ¿Qué ocurre cuando el país de destino no tiene convenio bilateral? (Caso Indonesia)

A un trabajador de nacionalidad española con contrato laboral en España se le desplaza a Indonesia a una oficina de representación comercial para trabajar allí. ¿Tiene sentido mantener su contrato laboral en España y adicionalmente suscribir un contrato en Indonesia bajo legislación laboral de allí, o cuales serían los trámites?

En este supuesto es importante tener en cuenta que no existe Convenio bilateral de Seguridad Social entre ambos países, por lo que las distintas situaciones que podrían darse al respecto, en función de un análisis detallado del caso particular y en atención especial al periodo de desplazamiento y su carácter temporal o permanente, serían:

• Mantenimiento del vínculo laboral (contrato de trabajo) con la empresa española y desplazamiento temporal a la empresa en Indonesia. En este caso, un contrato de trabajo con la empresa en Indonesia sería de necesaria suscripción. Dado que no existe convenio bilateral a efectos de Seguridad Social, es importante referenciar que existirá la obligación de afiliación, alta y cotización en la empresa de Indonesia.  En España, de acuerdo con la Orden de 27 de enero de 1982, se mantendría al trabajador en situación asimilada al alta, manteniéndose la obligación de cotizar mientras permanezcan en el país de destino en los términos establecidos en la misma Orden.  A estos efectos, se deberá efectuar una comunicación escrita a la Seguridad Social informando acerca de esta situación.
• Finalización de la relación laboral en la empresa española y contratación en la empresa de destino, con la posibilidad de suscribir un convenio especial con la Seguridad Social a efectos de cotización para evitar el perjuicio en posibles prestaciones futuras del trabajador. En este supuesto, el contrato laboral se mantendría con la empresa en Indonesia y no en España.

En los países sin convenio bilateral sigue siendo especialmente importante estudiar si resulta conveniente mantener un convenio especial con la Seguridad Social española para proteger futuras prestaciones del trabajador.

3. ¿Cómo funcionan actualmente las dietas y la exención del artículo 7.p) del IRPF?

Están exentas de IRPF las Dietas y salario bruto devengado durante los días de desplazamiento. También la retribución específica. ¿La suma de todos estos conceptos exentos tiene un límite máximo de 60.100€ anuales? Tomando como referencia el cuadro de la imagen, ¿el complemento de 400€ mensuales es retribución específica? Entonces, ¿por qué no se ha incluido en la base exenta? ¿Hay alguna regla para el importe de la retribución específica? ¿debe tener relación con los días de desplazamiento? ¿Debe tener relación con los ingresos que produzca el trabajo realizado? ¿Es suficiente con no superar los 60.100€ anuales?

Es importante diferenciar el régimen de excesos y la aplicación del artículo 7.p) de la Ley del IRPF (en adelante, 7p). Si se decide la aplicación de la exención del 7p no será posible aplicar el régimen de excesos debido a la incompatibilidad de los mismos de acuerdo a la normativa. En consecuencia, aun cuando se acuerde una retribución específica, está no quedará, en todos los casos, sujeta a exención (únicamente cuando se decida la aplicación del régimen de excesos sobre la aplicación del 7p).

De esta forma, tomando como referencia los datos de la imagen, en la base exenta se consideran:

• Importe de dietas por no superación de los 9 meses = 13.500€
• Cálculo del 7p. En este caso, se utilizará como base del cálculo la suma de los 50.000 euros anuales de retribución más el complemento de desplazamiento (2.000 euros). De esta forma, 52.000 euros/365*150 (días de desplazamiento efectivos teóricos) = 21.370€
• Total exención: 34.870 euros.

Tal y como se desprende de lo anterior, los 2000 euros no se incluyen en la base exenta por haberse aplicado el régimen del 7p, si bien incrementan la base del cálculo diario de exención de este régimen al sumarse a los 50.000 euros de retribución anual.

Respecto de los límites de exención, es importante tener en cuenta que el límite de 60.100 euros a considerar en la aplicación del 7p son límites a la exención y no límites a los rendimientos que el trabajador perciba en el correspondiente año. De esta forma, los 60.100 euros aplicarán como tope a la exención previamente calculada conforme al criterio arriba expuesto.

Si se optara por el régimen de excesos, es importante resaltar que no existe limitación de exención. Por lo tanto, quedarán exentas todas aquellas cantidades que el trabajador perciba por encima de las cantidades salariales previas al desplazamiento y sin relación necesaria con los rendimientos que produzca el trabajo realizado o los días de desplazamiento.

El artículo 9.A.3.b.4 LIRPF permite, así, tratar como rendimientos del trabajo exentos “el exceso que perciban los empleados de empresas, con destino en el extranjero, sobre las retribuciones totales que obtendrían por sueldos, jornales, antigüedad, pagas extraordinarias, incluida la de beneficios, ayuda familiar o cualquier otro concepto, por razón de cargo, empleo categoría o profesión en el supuesto de hallarse destinados en España”.

Conviene recordar

• El régimen de excesos y la exención del artículo 7.p) siguen siendo incompatibles.
• El límite de 60.100 euros continúa aplicándose exclusivamente a la exención del artículo 7.p.
• La elección entre ambos regímenes debe analizarse individualmente en cada desplazamiento internacional.

4. ¿Qué ocurre si un trabajador percibe un bonus durante el desplazamiento?

¿Afecta en el cálculo diario del 7p y, por tanto, el importe a incluir en nómina la percepción de un bonus u otra variable una vez iniciado el desplazamiento y habiendo sido ya considerados otros valores del 7 p en meses anteriores?

Teniendo en cuenta que este bonus no esté asociado a un proyecto internacional, el bonus o variable (no exenta) formaría parte de las retribuciones que el trabajador va a percibir durante el año fiscal y, por tanto, justificará el recalculo del valor diario base para la aplicación del 7p, lo que conllevará una regularización de las cantidades consideradas hasta el momento.

En la práctica resulta recomendable revisar periódicamente el cálculo del artículo 7.p cuando durante el ejercicio se producen modificaciones retributivas, bonus o incentivos variables.

5. ¿Qué novedades existen actualmente sobre desplazamientos internacionales dentro de la Unión Europea?

Desplazamientos de larga duración

Desde la transposición de la Directiva (UE) 2018/957 mediante el Real Decreto-ley 7/2021, cuando un desplazamiento supera con carácter general los 12 meses (ampliables a 18 meses mediante notificación motivada), la empresa debe garantizar prácticamente la totalidad de las condiciones laborales previstas en el país de destino.

Además, la normativa ha reforzado la regulación relativa a:

• condiciones salariales;
• gastos de viaje, manutención y alojamiento;
• condiciones de alojamiento facilitadas por la empresa;
• transparencia de los complementos por desplazamiento.

6. ¿Qué ocurre si un desplazamiento supera los nueve meses?

Las dietas por desplazamiento no están exentas si se superan 9 meses. ¿Está falta de exención es aplicable a partir de los 9 meses o afecta al periodo de desplazamiento desde el inicio? ¿Si se han abonado dietas exentas y se sobrepasan los 9 meses, ¿esto debe ser objeto de regularización en nómina? 

Las dietas no estarán exentas en caso de desplazamiento por periodos continuados superiores a 9 meses en un mismo destino. Esta sujeción será aplicable desde el inicio del desplazamiento, por lo que es importante analizar desde un principio si el desplazamiento va a superar, por cualquier motivo, esa duración máxima, a efectos de no aplicar una exención que posteriormente no corresponda.

En el caso de que, de forma no previsible, se superen los 9 meses y se hayan aplicado dietas exentas, esto debería ser objeto de regularización, debiendo considerarse la necesidad de presentar declaraciones complementarias por los periodos previamente declarados.

Es importante tener en cuenta que la empresa es la responsable de retener correctamente por las cantidades satisfechas a los trabajadores.

Cuando inicialmente se preveía un desplazamiento inferior a nueve meses pero posteriormente se prolonga, conviene revisar cuanto antes el tratamiento fiscal aplicado para evitar futuras regularizaciones.

Nueva realidad: teletrabajo internacional y Payroll

Uno de los mayores cambios producidos desde la publicación original de este artículo afecta al teletrabajo internacional.

Desde julio de 2023, el Acuerdo Marco europeo sobre teletrabajo transfronterizo permite, en determinados supuestos, mantener la Seguridad Social del país donde está establecida la empresa aunque el trabajador teletrabaje desde otro Estado miembro durante menos del 50 % de su jornada.

Esta excepción modifica la aplicación tradicional de las normas europeas de coordinación de la Seguridad Social y obliga a revisar cuidadosamente cada situación antes de implantar modelos híbridos internacionales.

Para las empresas con plantillas distribuidas entre varios países, este aspecto se ha convertido en uno de los principales retos de gestión del Payroll internacional.

Principales recomendaciones para gestionar correctamente el Payroll internacional

Antes de iniciar cualquier desplazamiento internacional conviene:

• analizar la legislación laboral aplicable;
• revisar la normativa fiscal del país de destino;
• verificar la existencia de convenio bilateral de Seguridad Social;
• solicitar los certificados de desplazamiento correspondientes;
• documentar correctamente las condiciones del desplazamiento;
• revisar periódicamente la situación si el desplazamiento se prolonga.

Una buena planificación evita incidencias tanto para la empresa como para el trabajador.

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