Checklist laboral de fin de año para empresas: guía 2026

El cierre del año es un buen momento para comprobar que la gestión laboral de la empresa refleja lo que realmente ha sucedido durante el ejercicio.

No se trata únicamente de revisar la última nómina de diciembre. También conviene comprobar si los cambios salariales, las variables, las bajas, las vacaciones, la jornada y las modificaciones contractuales se han trasladado correctamente a los sistemas y a las comunicaciones correspondientes.

Una revisión ordenada permite detectar diferencias antes de comenzar el nuevo ejercicio, anticipar costes y preparar la gestión laboral de 2027 con información más fiable.

En este checklist resumimos los principales puntos que deberían coordinar dirección, Recursos Humanos, administración, payroll y la asesoría laboral antes de cerrar 2026.

Importante: este contenido tiene carácter informativo. Cada comprobación debe adaptarse al convenio colectivo, los contratos, la actividad, el territorio y las circunstancias concretas de la empresa.

Resumen del cierre laboral de 2026

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Comprobar que la información laboral está actualizada

El primer paso consiste en revisar la información que utiliza la empresa para calcular nóminas, cotizaciones y costes laborales.

Durante el año pueden haberse producido cambios de jornada, salario, funciones, centro de trabajo o convenio aplicable. También pueden existir reducciones de jornada, excedencias, suspensiones o modificaciones contractuales que no se hayan trasladado de la misma forma a todos los sistemas.

La finalidad de esta revisión es sencilla: que el contrato, la información de Recursos Humanos, la nómina y los datos comunicados a la Seguridad Social sean coherentes.

Por ejemplo, si una persona amplió su jornada en septiembre, debemos comprobar que la modificación está documentada, que la nueva retribución aparece en nómina y que la información utilizada para cotizar se actualizó desde la fecha correspondiente.

En empresas con varios centros, convenios o colectivos, esta conciliación resulta especialmente importante. Una revisión centralizada ayuda a localizar diferencias que pueden pasar desapercibidas durante la gestión mensual.

Revisar las nóminas del ejercicio

El cierre no debería limitarse a comprobar la nómina de diciembre. Conviene prestar atención a los meses en los que se hayan producido incorporaciones, bajas, cambios salariales, atrasos, bonus o modificaciones de jornada.

La revisión debe confirmar que cada concepto responde a su naturaleza real y que ha recibido el tratamiento adecuado. Esto incluye el salario base, los complementos, las pagas extraordinarias, las comisiones, las dietas, las horas extraordinarias, las indemnizaciones y la retribución en especie.

Una clasificación incorrecta puede afectar tanto a la retención como a la cotización. Si existen dudas sobre un concepto, no basta con comprobar que aparece en el recibo de salarios. Debemos revisar de dónde procede, cómo se ha calculado y qué documentación lo justifica.

Tablas salariales y atrasos

Si durante 2026 se han publicado nuevas tablas salariales o una revisión de convenio con efectos retroactivos, debemos analizar a qué personas afecta y desde qué fecha.

Después habrá que comprobar si procede abonar atrasos, modificar conceptos salariales o efectuar los ajustes correspondientes en la cotización.

La actualización no debe limitarse a cambiar las tablas para las nóminas futuras. Si la revisión produce efectos sobre meses ya cerrados, deberán analizarse las diferencias del periodo anterior.

Bonus, comisiones y retribución variable

Los pagos variables también requieren una revisión específica. Su importe debe coincidir con los criterios aprobados por la empresa y con la información utilizada para calcularlos.

Además, conviene comprobar su tratamiento en nómina, retención y cotización, así como el periodo al que corresponden.

Pensemos en una comisión que se abona en diciembre, pero que se ha generado durante distintos meses. En este caso, no solo importa que el importe sea correcto. También debemos analizar si su tratamiento refleja adecuadamente el periodo de devengo.

Regularizar las retenciones de IRPF cuando corresponda

Los cambios producidos durante el año pueden modificar las retenciones aplicables a las retribuciones del trabajo.

Una subida salarial, el pago de un bonus, una modificación de jornada o determinadas circunstancias personales comunicadas por la persona trabajadora pueden hacer necesaria una regularización.

Antes de cerrar la última nómina, conviene revisar si la empresa dispone de la información actualizada y si las variaciones se han incorporado correctamente al cálculo.

La empresa debe aplicar las retenciones utilizando los datos disponibles y formalmente comunicados. La regularización no sustituye el análisis fiscal individual de cada persona, pero ayuda a que los importes retenidos se correspondan mejor con las retribuciones satisfechas durante el ejercicio.

Cuando falte información o exista una situación particular, es preferible revisar el caso antes de introducir un cambio automático en el sistema de nóminas.

Comprobar los beneficios y la retribución en especie

Los seguros de salud, vales de comida, transporte, vehículos y otros beneficios pueden tener efectos laborales, fiscales y de cotización.

Por eso, la revisión no debería limitarse a confirmar que aparecen en la nómina. También debemos comprobar quién ha recibido cada beneficio, durante qué periodo, qué valoración se ha utilizado y qué documentación respalda el tratamiento aplicado.

No todos los beneficios están sujetos a las mismas condiciones. Tampoco podemos dar por supuesta una exención sin revisar sus requisitos y límites.

Si la empresa dispone de un plan de retribución flexible, el cierre ofrece una oportunidad para analizar su funcionamiento. Podemos comprobar si la comunicación ha sido clara, si los conceptos están bien configurados y si las condiciones previstas para 2027 necesitan algún ajuste.

Conciliar las cotizaciones a la Seguridad Social

Las bases de cotización deben guardar relación con las retribuciones y con las circunstancias de cada persona trabajadora.

En la práctica, esta comprobación exige relacionar la información laboral, la nómina y las liquidaciones presentadas. Debemos prestar especial atención a los cambios salariales, las variables, los atrasos, las horas extraordinarias y las situaciones de incapacidad, suspensión o reducción de jornada.

En 2026, el tope máximo de la base de cotización al Régimen General está fijado en 5.101,20 euros mensuales. Este importe corresponde al ejercicio 2026 y no debe trasladarse automáticamente al cálculo de 2027.

Si durante la revisión aparecen diferencias, será necesario determinar a qué periodo corresponden y cómo deben corregirse. El objetivo no es únicamente cuadrar una cifra anual, sino entender el origen de la incidencia.

Revisar el MEI aplicado en 2026

El Mecanismo de Equidad Intergeneracional es una cotización aplicable sobre la base de contingencias comunes en los supuestos en los que existe obligación de cotizar por jubilación.

Durante 2026, el tipo total es del 0,90 %. De este porcentaje, el 0,75 % corresponde a la empresa y el 0,15 % a la persona trabajadora.

En el cierre debemos comprobar que el porcentaje se ha aplicado correctamente durante los periodos correspondientes. También conviene verificar que los importes coinciden con las bases declaradas y que una posible modificación contractual no haya generado diferencias.

Preparar el MEI de 2027

La escala legal recogida en el contenido específico de Adlanter prevé que en 2027 el MEI alcance el 1 %, distribuido en un 0,83 % a cargo de la empresa y un 0,17 % a cargo de la persona trabajadora.

Este incremento debe considerarse al preparar el presupuesto laboral de 2027 y al revisar la configuración del sistema de nóminas.

No obstante, antes de aplicarlo recomendamos verificar que la escala legal no haya sido modificada y consultar las instrucciones oficiales que se publiquen para el nuevo ejercicio

Cotización adicional de solidaridad

La cotización adicional de solidaridad afecta a determinadas retribuciones que superan la base máxima de cotización y se aplica mediante tramos progresivos.

En lugar de incorporar todos los cálculos al checklist general, resulta más útil que la empresa identifique qué personas pueden estar afectadas y revise sus retribuciones, la base máxima utilizada y los importes declarados.

Los límites monetarios dependen de los parámetros de cada ejercicio. Por este motivo, los importes utilizados en 2026 no deben trasladarse automáticamente a 2027.

Bonificaciones y reducciones

Si la empresa ha aplicado bonificaciones o reducciones de cuotas, el cierre debe confirmar que conserva la documentación que justifica su aplicación y que se mantienen las condiciones exigidas.

No es suficiente con comprobar que el incentivo aparece en la liquidación. Hay que revisar el contrato, el periodo aplicado y cualquier incidencia que pueda afectar al cumplimiento de los requisitos.

Conciliar jornada, descansos y horas trabajadas

El tiempo de trabajo, las vacaciones y las ausencias están estrechamente relacionados. Por eso, resulta más útil revisarlos de forma conjunta que tratarlos como controles independientes.

El registro de jornada debe permitir comparar la jornada pactada con la realizada. Durante el cierre conviene localizar días sin registro, excesos recurrentes, horas extraordinarias o complementarias y diferencias en los descansos.

Las horas extraordinarias deberían coincidir con la información autorizada, el registro y la nómina. Si estas tres fuentes muestran datos distintos, debemos identificar la razón antes de cerrar el ejercicio.

La revisión también debe incluir las vacaciones devengadas, disfrutadas y pendientes, junto con las bajas y los permisos gestionados durante el año.

No todos los saldos pendientes admiten la misma solución. El convenio, la causa por la que no se disfrutaron las vacaciones y las circunstancias de la relación laboral pueden modificar el análisis.

En el caso de las bajas y ausencias, debemos comprobar que las fechas, los complementos previstos y su repercusión en la nómina y la cotización son coherentes.

Cuando se detectan excesos de jornada o ausencias recurrentes, el cierre puede ofrecer información útil para la planificación. La respuesta no siempre consiste en corregir un registro. A veces será necesario revisar la organización, los turnos o las necesidades de plantilla.

Revisar contratos temporales y jornadas parciales

Los contratos temporales y a tiempo parcial merecen una comprobación individual, pero no requieren un apartado lleno de controles independientes.

La empresa debe confirmar que la modalidad contractual, la causa, la duración y la jornada se corresponden con la prestación real de servicios. En los contratos parciales, también debe comprobarse la coherencia entre jornada pactada, registro, retribución y cotización.

Por ejemplo, si una persona contratada a tiempo parcial realiza de forma recurrente una jornada distinta de la prevista, conviene analizar la situación y no limitarse a corregir los registros al final del año.

También deben revisarse las próximas fechas de finalización, las posibles prórrogas y las decisiones que la empresa deba adoptar al comienzo de 2027.

Actualizar la documentación de compliance laboral

El cierre permite revisar obligaciones que no forman parte del cálculo mensual de nóminas, pero que también necesitan información actualizada.

El registro retributivo debe ser coherente con los datos profesionales y salariales de la plantilla. Cuando la empresa dispone de un plan de igualdad, conviene comprobar su vigencia, el seguimiento realizado y las medidas pendientes.

En prevención de riesgos laborales, debemos valorar si los cambios producidos en puestos, centros, equipos o procesos requieren actualizar evaluaciones, formación o planificación preventiva.

La documentación laboral también debe estar organizada y ser accesible para las personas autorizadas. Contratos, nóminas, justificantes, cotizaciones, registros y comunicaciones no tienen necesariamente el mismo plazo de conservación. La empresa debería disponer de un criterio documental adaptado al tipo de información y a su finalidad.

Más que acumular archivos, buscamos asegurar su trazabilidad: qué documento existe, dónde se encuentra, quién puede consultarlo y qué decisión respalda.

Preparar la gestión laboral de 2027

Una vez revisado 2026, podemos utilizar la información obtenida para planificar el nuevo ejercicio.

El presupuesto laboral debería incorporar salarios, variables, cotizaciones, beneficios, revisiones de convenio, nuevas contrataciones y posibles sustituciones. También debe considerar el incremento previsto del MEI.

A fecha de esta revisión, no disponemos de una fuente oficial que confirme todos los parámetros definitivos de cotización para 2027. Por tanto, conviene separar en el presupuesto:

• los cambios ya previstos legalmente;
• las hipótesis internas de la empresa;
• los importes pendientes de publicación oficial.

Este enfoque evita presentar una estimación como un dato confirmado y facilita actualizar el presupuesto cuando se conozcan las nuevas bases, topes y tipos.

También es recomendable anticipar el calendario laboral, las necesidades de contratación, la formación y las posibles revisiones salariales. Cada parámetro pendiente debería tener un responsable de seguimiento y una fecha de comprobación.

Checklist final para cerrar el ejercicio

Antes de dar por finalizado el cierre laboral, confirma que:

• La información contractual y salarial está actualizada.
• Las nóminas reflejan variables, atrasos y cambios del ejercicio.
• Las retenciones se han regularizado cuando correspondía.
• Los beneficios y la retribución en especie están documentados.
• Las bases de cotización se han conciliado.
• El MEI de 2026 se ha aplicado correctamente.
• El MEI previsto para 2027 está considerado en el presupuesto.
• Las bonificaciones y reducciones cuentan con justificación.
• La jornada, las horas extra y la nómina son coherentes.
• Las vacaciones, bajas y permisos están revisados.
• La documentación de igualdad y prevención está actualizada.
• Los parámetros pendientes de 2027 tienen un responsable asignado.

Cerrar correctamente el ejercicio laboral ayuda a comenzar 2027 con menos incidencias y con una visión más clara de los costes y necesidades de la empresa.

En Adlanter acompañamos a las organizaciones en la gestión laboral, la revisión de cotizaciones y la resolución de incidencias. Nuestro equipo de asesoría laboral combina gestión recurrente y asesoramiento especializado para adaptar cada actuación a la realidad de la organización.

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