Obligaciones laborales de las empresas en 2026: guía y checklist

Las empresas deben revisar durante 2026 sus nóminas, retenciones, cotizaciones, tablas salariales, calendarios de trabajo, beneficios y documentación laboral. La revisión también debe contemplar determinadas situaciones individuales, como la movilidad internacional, los cambios de residencia fiscal o la finalización de regímenes fiscales especiales.

No todas estas comprobaciones afectan de igual manera a todas las organizaciones. Su aplicación depende, entre otros factores, del tamaño de la plantilla, el convenio colectivo, la estructura retributiva, los centros de trabajo y las circunstancias comunicadas por cada profesional.

Por eso, la revisión laboral no debería limitarse a actualizar el programa de nóminas en enero. Conviene coordinar a dirección, RR. HH., administración, payroll y asesoría, documentar las decisiones y programar controles durante el ejercicio.

Además de estas comprobaciones operativas, recomendamos consultar las novedades laborales que marcarán 2026. Ese contenido recoge cambios laborales y de Seguridad Social, diferenciando entre medidas en vigor y cuestiones que se encontraban pendientes de aprobación en el momento de su publicación.

En esta guía nos centramos en una intención distinta: qué debe comprobar y ejecutar una empresa para mantener actualizada su gestión laboral durante 2026.

Importante: este contenido tiene carácter informativo. Cada medida debe revisarse de acuerdo con la normativa vigente, el convenio colectivo, el territorio aplicable y las circunstancias de la empresa y de las personas trabajadoras.

Resumen de obligaciones y revisiones laborales en 2026

Área	Qué debe comprobar la empresa	Acción recomendada
Residencia fiscal	Personas con movilidad o traslado a España	Revisar su situación y las retenciones aplicables
Régimen de impatriados	Personas que finalizan el régimen especial	Preparar la transición al régimen general
IRPF	Datos personales y solicitudes de retención	Actualizar la información utilizada en nómina
Cuota de reserva	Plantillas de 50 o más personas	Comprobar cumplimiento y documentación
Retribución	Beneficios en especie y retribución flexible	Revisar valoración, tributación y cotización
Salarios y jornada	Convenio, tablas y calendario laboral	Aplicar cambios y regularizar diferencias
Comunicaciones	Responsables internos y externos	Actualizar canales y sustituir contactos obsoletos
Cotizaciones	MEI y demás parámetros de nómina	Verificar tipos, bases y parametrización

1. Revisar posibles cambios de residencia fiscal

Esta comprobación es especialmente relevante para empresas con movilidad internacional, profesionales trasladados a España o personas que trabajan desde varios países.

Con carácter general, una persona puede tener su residencia fiscal en España cuando permanece en territorio español más de 183 días durante el año natural o cuando radica aquí el núcleo principal o la base de sus actividades o intereses económicos. También existen presunciones familiares y reglas internacionales que pueden influir en el análisis.

La residencia fiscal no debe determinarse únicamente a partir del domicilio indicado por la persona trabajadora. Tampoco conviene basarse en una estimación informal de los días de permanencia.

¿Por qué afecta a la empresa?

Un cambio de residencia puede exigir revisar:

• El sistema de retenciones.
• El cálculo de la nómina.
• La documentación conservada por el pagador.
• La coordinación entre payroll, fiscalidad y movilidad internacional.
• La información comunicada a la persona afectada.

Qué conviene hacer

• Identificar a las personas trasladadas, impatriadas o con actividad en varios países.
• Recabar fechas, documentación y datos sobre su lugar de trabajo.
• Analizar la residencia conforme a la situación concreta.
• Revisar los convenios internacionales cuando proceda.
• Documentar el criterio aplicado en nómina.

Puede ampliarse esta cuestión en la guía sobre cómo acreditar la residencia fiscal en España, donde se explican los criterios generales y algunos de los medios utilizados para acreditar la residencia.

2. Identificar la finalización del régimen especial de impatriados

Algunas personas desplazadas pueden dejar de aplicar durante 2026 el régimen fiscal especial para trabajadores desplazados a territorio español.

La empresa debería detectar estos casos con antelación, ya que la transición puede exigir cambios en las retenciones y en el tratamiento de la nómina.

Revisión recomendada

• Elaborar un listado de las personas acogidas al régimen.
• Comprobar su periodo de aplicación.
• Identificar las finalizaciones previstas durante el ejercicio.
• Coordinar el cambio con payroll y fiscalidad.
• Informar a la persona afectada.
• Conservar la documentación que justifica la modificación.

El impacto no tiene por qué ser idéntico en todos los supuestos. La situación personal, la retribución y la posible existencia de otras rentas pueden requerir un análisis específico.

3. Actualizar el Modelo 145 y las retenciones de IRPF

El Modelo 145 permite que la persona perceptora comunique al pagador sus datos personales y familiares, así como las variaciones relevantes para calcular las retenciones sobre rendimientos del trabajo.

El modelo se entrega al pagador y no a la Agencia Tributaria. La empresa debe conservarlo a disposición de la Administración.

Cuándo debe revisarse

• Conviene solicitar una actualización cuando se hayan producido cambios en:
• La situación personal o familiar.
• El número de descendientes o ascendientes.
• Las pensiones compensatorias o anualidades, cuando correspondan.
• Los datos económicos incluidos en el modelo.
• La residencia fiscal.
• Otras circunstancias que afecten al cálculo.

También deben gestionarse correctamente las solicitudes de aplicación de un tipo de retención superior.

Recomendación para RR. HH.

La empresa puede realizar una campaña de actualización al principio del ejercicio, pero debe recordar que las variaciones pueden producirse en cualquier momento.

El equipo de payroll debería verificar:

• La fecha en que se recibe la comunicación.
• El periodo desde el que debe aplicarse.
• La correcta introducción de los datos.
• La conservación segura de la documentación.
• El acceso restringido a la información personal.

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4. Comprobar la cuota de reserva para personas con discapacidad

Las empresas públicas y privadas con 50 o más personas trabajadoras deben reservar, con carácter general, al menos el 2 % de su plantilla para personas con discapacidad.

La normativa contempla medidas alternativas en determinados supuestos excepcionales, pero requieren el cumplimiento de las condiciones y procedimientos aplicables. No deben tratarse como una sustitución automática de la obligación.

Qué debe comprobar la empresa

• El cómputo de su plantilla.
• El número de personas que computan a estos efectos.
• El porcentaje cubierto.
• La documentación acreditativa.
• La posible existencia y vigencia de medidas alternativas.
• Las autorizaciones o declaraciones necesarias, cuando correspondan.

La revisión no debería realizarse únicamente al inicio del año. Las altas y bajas pueden modificar el resultado, por lo que es recomendable integrar esta comprobación en el control laboral periódico.

5. Revisar la retribución en especie y los planes de retribución flexible

Los beneficios ofrecidos a la plantilla pueden tener efectos laborales, fiscales y de cotización. Por eso, no es suficiente con comprobar que aparecen en la nómina.

Entre los conceptos que pueden requerir revisión se encuentran:

• Vehículos de empresa.
• Seguros médicos.
• Vales o tarjetas de comida.
• Transporte.
• Formación.
• Vivienda.
• Otros beneficios incluidos en políticas internas.

Preguntas que debe responder la empresa

• ¿Está correctamente identificado cada beneficio?
• ¿Se ha valorado adecuadamente?
• ¿Su tratamiento fiscal es correcto?
• ¿Se ha incluido en la cotización cuando corresponde?
• ¿Está contemplado en el contrato o en la política interna?
• ¿Aparece de forma comprensible en la nómina?
• ¿Respeta los límites legales y convencionales aplicables?

Los planes de retribución flexible permiten que las personas trabajadoras adapten parte de su paquete retributivo, pero requieren una configuración rigurosa. Puede consultarse la guía sobre retribución flexible.

6. Aplicar correctamente las tablas salariales

La publicación o actualización de tablas salariales puede afectar al salario base y a otros conceptos vinculados al convenio.

RR. HH. debería comprobar:

• El convenio colectivo aplicable.
• Su periodo de vigencia.
• Las tablas salariales publicadas.
• La clasificación profesional de cada persona.
• La estructura salarial utilizada en nómina.
• Los complementos vinculados al puesto o a las condiciones de trabajo.
• La posible necesidad de regularizar diferencias.

Cuando la actualización se publica después de haberse cerrado una o varias nóminas, conviene revisar si procede realizar ajustes y cómo deben reflejarse.

También debe evitarse aplicar una tabla salarial sin verificar que corresponde al convenio, territorio, actividad o centro de trabajo concreto.

7. Aprobar y comunicar el calendario laboral

El calendario laboral debe coordinar los festivos, la jornada anual, las vacaciones, los turnos y la organización del trabajo.

La revisión debería integrar:

• Festivos estatales.
• Festivos autonómicos.
• Festivos locales.
• Jornada anual establecida en el convenio.
• Distribución de turnos.
• Vacaciones.
• Cierres de empresa.
• Sistemas de registro de jornada.

El artículo sobre el calendario laboral 2026 amplía esta información. No obstante, cada empresa debe adaptar el calendario a sus centros, su convenio y su organización.

Una buena práctica es comunicarlo de forma accesible y mantener una versión identificada como vigente. Así se reducen dudas sobre festivos, vacaciones, recuperación de horas o distribución de la jornada.

8. Actualizar responsables y protocolos de comunicación

Una empresa puede tener sus obligaciones correctamente identificadas y, aun así, sufrir incidencias si una comunicación no llega a la persona responsable.

Conviene revisar los datos de:

• Responsables de RR. HH.
• Dirección o representación legal.
• Personas autorizadas en plataformas.
• Representación de las personas trabajadoras.
• Servicio de prevención.
• Asesoría laboral.
• Proveedor de nóminas.
• Canales habilitados para recibir notificaciones.

Qué debe incluir un protocolo básico

• Quién recibe cada comunicación.
• Quién la analiza.
• Quién aprueba la respuesta.
• Qué plazo interno se aplica.
• Dónde se archiva.
• Quién sustituye al responsable durante ausencias o vacaciones.

Este protocolo debe mantener la trazabilidad de las notificaciones y evitar que un cambio de puesto o una baja deje sin atender un requerimiento.

9. Verificar el Mecanismo de Equidad Intergeneracional

El Mecanismo de Equidad Intergeneracional forma parte de las cotizaciones que deben parametrizarse correctamente en nómina.

Desde el 1 de enero de 2026, el artículo publicado por Adlanter indica que el tipo del MEI asciende al 0,9 % sobre la base de contingencias comunes: un 0,75 % a cargo de la empresa y un 0,15 % a cargo de la persona trabajadora.

La revisión debe comprobar:

• El tipo total.
• La distribución entre empresa y persona trabajadora.
• La base utilizada.
• La fecha de aplicación.
• La parametrización del programa.
• El resultado en una nómina de prueba.
• Las posibles regularizaciones.

La explicación específica puede consultarse en el artículo sobre el Mecanismo de Equidad Intergeneracional.

10. Convertir la revisión anual en un proceso continuo

El inicio del ejercicio es un momento adecuado para hacer una revisión completa, pero no todas las variaciones se producen en enero.

• Durante el año pueden cambiar:
• La composición de la plantilla.
• Las circunstancias familiares.
• La residencia fiscal.
• Las tablas salariales.
• Los beneficios.
• Los responsables internos.
• Los turnos o centros de trabajo.
• La normativa aplicable.

Por eso, recomendamos combinar tres niveles de control:

1. Revisión general al inicio del ejercicio.
2. Control periódico de nóminas y documentación.
3. Revisión extraordinaria cuando existe un cambio relevante.

Contar con una metodología y responsabilidades definidas reduce la dependencia de revisiones improvisadas. En la guía sobre la importancia de contratar una asesoría laboral para empresas explicamos qué funciones puede asumir una asesoría y cuándo tiene sentido externalizar la gestión.

Ejemplo práctico

Una empresa comienza 2026 con tres situaciones:

• Una persona trasladada a España durante el ejercicio anterior.
• Un nuevo seguro médico y una tarjeta de comida.
• Una actualización salarial derivada del convenio.

La revisión no debería dividirse en tres tareas aisladas.

Primero, será necesario analizar la residencia fiscal de la persona trasladada y el sistema de retenciones. Después, RR. HH. deberá comprobar la valoración, tributación y cotización de los nuevos beneficios. Finalmente, payroll tendrá que incorporar las tablas salariales y revisar si afectan a otros conceptos.

Antes de cerrar la nómina, conviene realizar una prueba, contrastar el resultado con la documentación y registrar la fecha de aplicación de cada cambio.

Checklist práctico para empresas en 2026

1. Identificar trabajadores que adquieren residencia fiscal en España.
2. Revisar empleados que finalizan el régimen Beckham y ajustar su IRPF.
3. Aplicar solicitudes de retención superior de IRPF en nómina.
4. Comprobar cumplimiento de la cuota LISMI y documentar incidencias.
5. Revisar y actualizar retribuciones en especie y planes de retribución flexible.
6. Aplicar nuevas tablas salariales y ajustar calendarios de trabajo.
7. Confirmar protocolos de comunicación interna y actualizar contactos.

¿Cómo podemos ayudarte?

Una revisión laboral eficaz combina conocimiento normativo, control documental y una gestión precisa de la nómina. En Adlanter ayudamos a las empresas a revisar sus obligaciones, gestionar contratos y cotizaciones, actualizar sus procesos y anticipar incidencias.

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