Auditoría obligatoria de cuentas: límites y supuestos

Una empresa debe auditar sus cuentas anuales cuando supera durante dos ejercicios consecutivos al menos dos de los límites legales relativos al activo, la cifra de negocios y el número medio de personas trabajadoras. También puede existir obligación por la actividad de la entidad, su pertenencia a un grupo, la recepción de determinadas ayudas públicas, la contratación con el sector público o una norma específica.

Por tanto, no basta con consultar la facturación. Para saber si una sociedad debe auditarse debemos analizar sus principales magnitudes contables, los datos de ejercicios anteriores y las circunstancias particulares que puedan afectar a la obligación.

La comprobación debería realizarse antes del cierre. Si la empresa espera a tener formuladas las cuentas, puede descubrir demasiado tarde que necesitaba nombrar auditor y organizar un cierre sometido a revisión.

En esta guía explicamos cuándo es obligatoria la auditoría de cuentas anuales, cómo deben revisarse los límites, quién nombra al auditor y qué documentación conviene preparar.

¿Qué es una auditoría de cuentas anuales?

La auditoría de cuentas es la actividad mediante la cual una persona auditora independiente revisa las cuentas anuales de una entidad y emite un informe con su opinión profesional.

El trabajo se realiza conforme a la normativa reguladora de la auditoría y parte del marco de información financiera aplicable a la empresa.

Una auditoría puede incluir, entre otros procedimientos:

• Conocimiento de la empresa y de su actividad.
• Identificación y valoración de riesgos.
• Revisión de áreas y operaciones relevantes.
• Obtención y análisis de documentación contable.
• Comprobaciones sobre saldos y transacciones.
• Confirmaciones externas cuando resulten necesarias.
• Evaluación de determinadas estimaciones contables.
• Revisión de la presentación de las cuentas anuales.
• Análisis de la información incluida en la memoria.
• Emisión del informe de auditoría.

La auditoría aporta una opinión independiente sobre las cuentas, pero no garantiza que no exista ningún error, fraude o irregularidad. Tampoco sustituye la preparación de la contabilidad ni la responsabilidad de los administradores.

 

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¿Quién responde de las cuentas anuales?

Corresponde a los administradores formular las cuentas anuales y los demás documentos legalmente exigibles.

La intervención del auditor no traslada esta responsabilidad. La empresa debe mantener una contabilidad ordenada, registrar sus operaciones, conservar la documentación y preparar las estimaciones necesarias.

Entre las responsabilidades de la sociedad se encuentran:

• Registrar las operaciones correspondientes al ejercicio.
• Conservar facturas, contratos y demás justificantes.
• Revisar los saldos contables.
• Preparar las estimaciones y ajustes de cierre.
• Formular las cuentas anuales.
• Facilitar al auditor la información solicitada.
• Analizar y corregir los errores identificados cuando proceda.
• Aprobar y depositar las cuentas según el calendario aplicable.

El auditor revisa unas cuentas preparadas por la empresa. No debemos confundir la auditoría con un servicio de confección de la contabilidad.

Para consultar el marco general, puede ampliarse información en nuestro post sobre obligaciones contables de una empresa en España.

Límites generales de la auditoría obligatoria

Con carácter general, una sociedad debe analizar su obligación de auditoría cuando supera durante dos ejercicios consecutivos al menos dos de estos tres límites:

No es necesario superar los tres límites. La regla atiende al cumplimiento de al menos dos de las tres circunstancias durante el periodo previsto legalmente.

Antes de adoptar una decisión debemos comprobar la normativa consolidada vigente en la fecha de cierre, especialmente si se ha producido algún cambio legal que pueda afectar a las magnitudes o a su cómputo.

¿Cómo se calcula cada límite?

Total del activo

La referencia es el total de las partidas del activo que aparece en el balance.

No debemos confundirlo con:

• El patrimonio neto.
• La tesorería disponible.
• El valor de mercado de la sociedad.
• La valoración de las participaciones.
• La suma de activo y pasivo.

El cálculo debe realizarse sobre la información contable correctamente cerrada. Una reclasificación, una operación pendiente o un error en la contabilización de activos puede alterar el resultado del análisis.

Importe neto de la cifra anual de negocios

La cifra de negocios no equivale necesariamente a todos los ingresos contabilizados.

Antes de realizar el cálculo debemos comprobar qué partidas forman parte de esta magnitud conforme al marco contable aplicable.

No deberían incluirse automáticamente conceptos como:

• Subvenciones.
• Ingresos financieros.
• Resultados por la venta de inmovilizado.
• Indemnizaciones.
• Otros ingresos accesorios.

La clasificación dependerá de la naturaleza de cada operación. Por eso, la cifra debe obtenerse de una contabilidad correctamente preparada y no de una suma general de ingresos.

Número medio de personas trabajadoras

Debe considerarse el número medio de personas empleadas durante el ejercicio, no únicamente la plantilla existente el último día del año.

El cálculo debe apoyarse en información laboral coherente con el periodo contable. También conviene conservar su detalle para justificar cómo se ha obtenido la media utilizada.

¿Por qué deben revisarse dos ejercicios consecutivos?

La regla general no atiende únicamente a las magnitudes de un cierre aislado. La sociedad debe cumplir al menos dos de las condiciones durante dos ejercicios consecutivos.

Ejemplo de entrada en la obligación

Una empresa supera los límites de activo y cifra de negocios en un ejercicio. En el ejercicio siguiente vuelve a superar esas dos magnitudes.

Si no existe otra circunstancia que modifique el análisis, habrá reunido dos de las condiciones durante dos ejercicios consecutivos y deberá revisar la obligación correspondiente al segundo ejercicio.

Ejemplo sin continuidad

Una empresa supera los límites de activo y cifra de negocios en un ejercicio, pero durante el siguiente solo supera una de las tres magnitudes.

En ese caso no se mantiene durante dos ejercicios consecutivos el cumplimiento de al menos dos condiciones. No obstante, todavía debemos comprobar si concurre otro supuesto legal de auditoría.

Estos ejemplos son orientativos y no sustituyen el análisis de las cifras reales ni de la normativa aplicable.

¿Qué ocurre en el primer ejercicio social?

Una sociedad recién constituida, transformada o resultante de una fusión no debería asumir automáticamente que queda exenta de auditoría durante dos años.

La normativa contempla una regla específica para el primer ejercicio social. Por tanto, la empresa debe revisar sus magnitudes a la fecha de cierre y comprobar el tratamiento aplicable.

Este análisis adquiere especial relevancia cuando la sociedad inicia su actividad con:

• Un volumen elevado de activos.
• Una cifra de negocios significativa.
• Una plantilla amplia.
• Una actividad sujeta a regulación sectorial.
• Una estructura procedente de una transformación o reorganización.

¿Cuándo deja una empresa de estar obligada?

Superar los límites no implica necesariamente quedar sometido a auditoría de forma indefinida.

La sociedad puede dejar de estar obligada cuando deja de reunir durante dos ejercicios consecutivos al menos dos de las circunstancias determinantes.

Conviene preparar una ficha anual de seguimiento que incluya:

• Total del activo.
• Cifra anual de negocios.
• Número medio de personas trabajadoras.
• Comparación con cada límite.
• Ejercicios anteriores considerados.
• Otros supuestos legales revisados.
• Conclusión adoptada.

Esta documentación permite justificar el análisis y evita tener que reconstruirlo cuando las cuentas ya están formuladas.

Otros supuestos de auditoría obligatoria

Los límites generales no son la única causa de auditoría obligatoria.

También deben analizarse diversas circunstancias vinculadas a la actividad, la regulación o las relaciones de la entidad con el sector público.

Entre los supuestos que pueden requerir una comprobación específica se encuentran:

• Entidades que emiten valores admitidos a negociación.
• Entidades que emiten obligaciones en oferta pública.
• Entidades dedicadas habitualmente a determinadas actividades financieras.
• Entidades de crédito.
• Entidades aseguradoras.
• Entidades sometidas a regulación sectorial.
• Entidades que reciben determinadas subvenciones o ayudas públicas.
• Entidades que contratan con el sector público en las condiciones previstas.
• Grupos obligados a formular cuentas anuales consolidadas.
• Fundaciones y otras entidades reguladas por normativa específica.

No debemos aplicar automáticamente los límites de las sociedades de capital a todos estos casos. Cada supuesto puede utilizar condiciones, magnitudes y periodos diferentes.

Auditoría por recibir subvenciones públicas

La recepción de determinadas subvenciones o ayudas públicas puede generar obligación de auditoría cuando se cumplen las condiciones establecidas por la normativa.

Antes de adoptar una conclusión debemos revisar:

• El organismo que concede la ayuda.
• Los importes recibidos.
• El momento en el que se consideran recibidos.
• El ejercicio afectado.
• Las condiciones de la convocatoria.
• Las cuentas anuales que deben auditarse.

No debemos confundir la auditoría de las cuentas anuales con la revisión de una cuenta justificativa.

Las bases reguladoras de una subvención pueden exigir un informe de auditor sobre la cuenta justificativa. Ese trabajo tiene un objeto y un alcance propios y no equivale automáticamente a la auditoría completa de las cuentas anuales.

Auditoría por contratos con el sector público

La contratación con el sector público también puede originar una obligación cuando se cumplen las condiciones reglamentarias aplicables.

El análisis debe considerar:

• Los contratos incluidos.
• El importe acumulado.
• Su relación con la cifra anual de negocios.
• El ejercicio de referencia.
• Las cuentas que deben quedar sometidas a auditoría.

Una relación comercial con una administración no genera por sí sola la obligación. Deben cumplirse todas las condiciones previstas legalmente.

Fundaciones, cooperativas y otras entidades

Las fundaciones, cooperativas, asociaciones y otras formas jurídicas pueden estar sujetas a reglas específicas.

La entidad debe comprobar:

• Su forma jurídica.
• Su ámbito territorial.
• La normativa aplicable.
• Las magnitudes utilizadas por esa normativa.
• El periodo que debe considerarse.
• Las obligaciones exigidas por el organismo supervisor.

No resulta correcto trasladar automáticamente a todas estas entidades los criterios previstos para las sociedades de capital.

Auditoría de cuentas anuales consolidadas

Cuando un grupo debe formular cuentas anuales consolidadas, la sociedad dominante debe coordinar la auditoría del grupo con los trabajos realizados sobre sus sociedades y componentes.

La auditoría de las cuentas consolidadas no sustituye necesariamente las auditorías individuales que puedan corresponder a las sociedades del grupo.

El proceso puede requerir:

• Definición del perímetro.
• Preparación de paquetes de consolidación.
• Conciliación de operaciones intragrupo.
• Revisión de ajustes y eliminaciones.
• Coordinación con auditores de componentes.
• Preparación de la memoria consolidada.

Para ampliar esta cuestión puedes consultar nuestro artículo sobre cuentas anuales consolidadas.

¿Quién debe nombrar al auditor?

Cuando la auditoría es obligatoria, corresponde con carácter general a la junta general nombrar al auditor antes de que termine el ejercicio que va a auditarse.

El nombramiento debe realizarse por el periodo legalmente previsto y tramitarse conforme a las reglas mercantiles aplicables.

No conviene esperar al cierre para iniciar la contratación. Un nombramiento tardío puede dificultar:

• La planificación del trabajo.
• La observación de inventarios.
• La revisión de controles internos.
• La coordinación con sociedades dependientes.
• La obtención de confirmaciones externas.
• El cumplimiento del calendario de formulación.

La empresa debería comenzar el análisis de la obligación y la selección del auditor antes del final del ejercicio.

¿Qué pasa si la junta no nombra auditor?

Si la sociedad está obligada y la junta no realiza el nombramiento dentro del periodo correspondiente, deberá revisarse el procedimiento previsto para obtener la designación.

La actuación dependerá de las circunstancias y del estado del ejercicio. La empresa no debería limitarse a contratar informalmente a un auditor después del cierre sin analizar los requisitos mercantiles y registrales.

Para evitar esta situación conviene incorporar la revisión de la obligación al calendario del tercer o cuarto trimestre, especialmente cuando las magnitudes se aproximan a los límites.

¿Pueden los socios solicitar un auditor?

En determinadas sociedades no obligadas a auditarse, los socios que representen el porcentaje exigido legalmente pueden solicitar al Registro Mercantil el nombramiento de una persona auditora.

La solicitud debe cumplir las condiciones y el plazo previstos. Este derecho no equivale a una auditoría voluntaria contratada libremente por la sociedad.

También conviene distinguir entre:

• Auditoría obligatoria por superar límites.
• Auditoría solicitada por la minoría.
• Auditoría voluntaria acordada por la sociedad.
• Revisión limitada o trabajo con otro alcance.

Cómo preparar la primera auditoría

La primera auditoría suele exigir un esfuerzo adicional porque el auditor debe conocer la empresa, comprender su actividad y revisar los saldos de apertura y la información comparativa.

Conviene preparar con antelación:

• Cuentas anuales del ejercicio anterior.
• Balance de comprobación.
• Libro Diario y mayores.
• Conciliaciones bancarias.
• Relación de clientes y proveedores.
• Inventarios y existencias.
• Registro de inmovilizado.
• Préstamos y cuadros de amortización.
• Contratos relevantes.
• Nóminas y cotizaciones.
• Declaraciones tributarias.
• Actas y documentación societaria.
• Información sobre operaciones vinculadas.
• Litigios y contingencias.
• Información sobre hechos posteriores al cierre.

Una gestión contable organizada facilita este proceso y permite responder a las solicitudes sin reconstruir toda la información al final del ejercicio.

Calendario de una auditoría de cuentas

El calendario debe coordinar el cierre contable, la formulación, el trabajo de auditoría, la aprobación y el depósito.

Las fechas internas deben establecerse atendiendo al cierre de la empresa y al calendario mercantil aplicable.

¿Qué contiene el informe de auditoría?

El informe expresa la opinión del auditor sobre las cuentas anuales.

Dependiendo de las circunstancias, la opinión puede ser:

• Favorable o no modificada: el auditor concluye que las cuentas expresan la imagen fiel conforme al marco aplicable.
• Con salvedades: existen cuestiones significativas, pero no generalizadas, que afectan a la opinión.
• Desfavorable: los efectos de las incorrecciones son significativos y generalizados.
• Denegada: el auditor no ha podido obtener evidencia suficiente y los posibles efectos pueden ser significativos y generalizados.

Una opinión con salvedades no significa que toda la contabilidad sea incorrecta. Del mismo modo, una opinión favorable no garantiza la ausencia absoluta de errores o fraude.

El informe debe leerse en su totalidad, incluyendo el fundamento de la opinión y los demás apartados que correspondan.

Auditoría y depósito de las cuentas

Cuando las cuentas están sometidas a auditoría, el depósito debe incorporar el informe y la documentación correspondiente.

La empresa debe coordinar:

1. Cierre de la contabilidad.
2. Formulación de las cuentas.
3. Entrega de documentación.
4. Trabajo de auditoría.
5. Emisión del informe.
6. Aprobación por la junta.
7. Depósito de las cuentas.

Las cuentas que se someten a aprobación y depósito deben ser coherentes con las revisadas por el auditor. Si se producen cambios posteriores, debemos analizar su efecto sobre el informe y el proceso societario.

Para ampliar el ciclo de formulación y presentación puede consultarse nuestro post sobre cuentas anuales de una pyme.

 

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¿En qué consiste una auditoría voluntaria?

Una empresa puede auditar sus cuentas aunque no esté obligada legalmente.

Puede valorar esta posibilidad cuando:

• Busca financiación.
• Prepara la entrada de inversores.
• Va a vender o adquirir un negocio.
• Necesita reforzar la información entregada a socios.
• Forma parte de un grupo.
• Tiene una obligación contractual.
• Quiere someter sus cuentas a una revisión independiente.

La auditoría voluntaria no garantiza que las cuentas estén libres de cualquier error. Aporta una opinión independiente con el alcance y las normas aplicables al encargo.

Antes de contratarla, la sociedad debería definir qué objetivo persigue, qué calendario necesita y qué tratamiento societario o registral dará al nombramiento y al informe.

Errores frecuentes al analizar la obligación

• Comprobar únicamente la facturación.
• No revisar dos ejercicios consecutivos.
• Confundir plantilla final con número medio.
• Incluir todos los ingresos dentro de la cifra de negocios.
• Suponer que una empresa nueva nunca debe auditarse.
• Ignorar subvenciones o contratos públicos.
• No analizar la normativa sectorial.
• Nombrar al auditor después del cierre.
• Entregar una contabilidad sin conciliar.
• Confundir auditoría anual y revisión de una subvención.
• Creer que la auditoría sustituye la formulación.
• Pensar que una opinión favorable garantiza la ausencia de fraude.

Si existen incidencias antes del cierre, recomendamos revisar los errores contables más frecuentes en pymes.

Checklist para saber si una empresa debe auditarse

• Hemos calculado el total del activo.
• Hemos calculado la cifra anual de negocios.
• Hemos obtenido el número medio de personas trabajadoras.
• Hemos revisado dos ejercicios consecutivos.
• Hemos analizado la regla del primer ejercicio.
• Hemos comprobado si la obligación ha dejado de aplicarse.
• Hemos revisado las subvenciones recibidas.
• Hemos revisado los contratos con el sector público.
• Hemos comprobado la normativa sectorial.
• Hemos analizado si pertenecemos a un grupo.
• La conclusión está documentada.
• El auditor ha sido nombrado dentro del calendario aplicable.
• La contabilidad está actualizada.
• La documentación del cierre está organizada.
• El calendario de formulación, auditoría, aprobación y depósito está coordinado.

Conclusión: la obligación debe analizarse antes del cierre

La auditoría obligatoria no depende únicamente de la facturación. Debemos comparar las tres magnitudes legales durante los ejercicios correspondientes y revisar los supuestos especiales relacionados con la actividad, las ayudas públicas, la contratación administrativa o la regulación sectorial.

La revisión debe realizarse con antelación. Si la empresa espera a formular las cuentas, puede descubrir demasiado tarde que necesitaba nombrar auditor y preparar un cierre auditado.

La auditoría no sustituye la responsabilidad de los administradores ni garantiza la ausencia total de errores. Su finalidad es permitir que un auditor independiente emita una opinión profesional sobre las cuentas.

Una contabilidad actualizada, unas conciliaciones completas y una documentación ordenada facilitan el trabajo y reducen las incidencias durante el cierre.